Avec ArcMate Enterprise, vous pouvez facilement capturer et indexer tous les types de documents, indépendemment du lieu ou du moment.

ArcMate Enterprise aide à automatiser et à accélérer le processus de capture et d’indexation via la numérisation par lots, la surveillance des dossiers, la messagerie et l’intégration avec Microsoft Office. Ainsi que la reconnaissance et l’indexation intelligentes.

Des données d’indexation supplémentaires peuvent être extraites des systèmes tiers. Des règles de validation peuvent être définies pour garantir la cohérence et l’uniformité entre les systèmes.

Les documents sont stockés et classés dans un référentiel sécurisé et se voient attribuer une durée de vie et une séquence de conservation et d’élimination. ArcMate Entreprise peut également mapper votre stockage d’enregistrements physiques en gérant des armoires de stockage virtuelles.

Localisez les documents et les informations rapidement et facilement grâce au moteur de recherche intelligent d’ArcMate et aux fonctionnalités de recherche avancées.

Les utilisateurs peuvent rechercher partout, y compris le contenu des documents et des annotations, et les recherches favorites peuvent être enregistrées pour être réutilisées.

ArcMate Enterprise^® est capable de travailler avec les particularités de chaque langue comme l’arabe et le persan pour récupérer toutes les variantes possibles de mots, en plus des capacités de recherche approximative et générique.

ArcMate Enterprise^® propose une visionneuse native intégrée pour de nombreux types de formats de fichiers où les utilisateurs peuvent afficher les documents récupérés et les partager avec d’autres personnes au sein ou en dehors de l’organisation, conformément aux règles de sécurité définies.

Les utilisateurs d’ArcMate Entreprise peuvent collaborer sur des documents en modifiant et en ajoutant différents types d’annotations.

ArcMate Enterprise fournit un ensemble complet de fonctionnalités pour l’édition des images, ou l’extraction des documents afin de les éditer en utilisant un logiciel externe. Les révisions de documents sont assurées grâce à un système de contrôle de version avancé.

ArcMate Enterprise propose un système de routage de documents qui permet aux utilisateurs de router les documents entre eux suivant des séquences prédéfinies. Les utilisateurs peuvent se voir attribuer des rôles pour effectuer différents types d’actions et peuvent déléguer leurs droits à d’autres.

Les besoins en collaboration nous ont permis d’établir une intégration fluide et simple entre ArcMate Enterprise et ArcMate EZIFlow qui offre des capacités avancées de flux de documents.

Maîtrisez totalement le cycle de vie des documents et des records, de leur création à leur élimination, et assurez la gouvernance et le respect des règles de conformité en toute simplicité.

Classez les records, gérez les plans de classement et contrôlez l’accès et la sécurité.

Définissez des politiques de conservation des documents en fonction de la durée ou des événements.

Gelez les records ou gérer leur processus de destruction.

Automatisez les opérations de records management grâce à des flux de travail mise en place pour assurer l’approbation, l’élimination, ou du retrait des records, etc.

Générez des rapports d’élimination et accédez à des pistes d’audit détaillées sur l’ensemble des activités de records management.

Prenez en charge tous types d’encodages, formats et métadonnées standard tels que DoD 5015.2

ArcMate Enterprise et son modèle de sécurité avancé dépasse les standards d’attributions de permissions pour les utilisateurs, groupes et rôle ou de tâche standard. Il renforce la sécurité au niveau des objets, que ce soit un document, une page, un champ d’indexation, un dossier arborescent ou une annotation.

Diverses politiques de sécurité s’appliquent au mot de passe, à l’âge du mot de passe, à l’expiration du compte, aux heures de connexion ou aux IP de connexion. Des audits sont disponibles pour tous les types d’activité du système. Des utilisateurs et autres activités spécifiques peuvent être surveillés.

ArcMate Enterprise comprend un système de gestion des exportations et des sauvegardes. Celles-ci se font d’une manière complète ou incrémentielle en plus de leur planification. De plus, le module de reprise après sinistre permet la reconstruction de référentiels à partir du stockage de documents en cas de panne.