Les projets de conversion de backfile constituent désormais une opération essentielle pour les organisations qui souhaitent moderniser leurs systèmes de gestion des données. La conversion de grands volumes de documents physiques existants au format numérique permet aux entreprises de progresser en matière de conservation et d’accessibilité des données.
Cependant, le chemin d’un projet de conversion de backfile est souvent parsemé d’embûches qui menacent bien souvent la réussite des projets, les menant parfois à l’échec avec par conséquent de coûteux reports. En effet, les entreprises se confrontent à des complications inattendues notamment en matière de volume de documents à traiter ou de questions liées à la confidentialité et à la sécurité des données. Les répercussions d’un projet de conversion de backfile mal exécuté peuvent être très graves : pertes financières conséquentes et risques de non-conformité.
En dépit de ces difficultés, un projet de numérisation des archives physiques recèle de nombreux avantages. Les avantages sont notamment : sécurité des données renforcées, niveau de conformité plus élevé, plus grande efficacité opérationnelle.
Dans cet article, nous allons examiner les cinq principaux défis que posent les projets de conversion de backfile à grande échelle et vous proposerons des solutions pratiques pour faire face à ces éléments complexes avec succès.
Défis des projets de conversion de backfile et solutions
La numérisation des documents physiques constitue plus que jamais un pilier essentiel en matière d’efficacité opérationnelle, de disponibilité des données et de conformité réglementaire. Malgré les innombrables bienfaits apportés par ces initiatives, les défis qui les accompagnent ne doivent pas être sous-estimés. Examinons les défis inhérents et les solutions pratiques qui peuvent garantir le succès de vos projets de conversion de backfile.
1. Prise en charge du volume de documents
Le volume de documents physiques à prendre en charge peut être pharamineux. Il n’est pas question ici de quelques classeurs à numériser, mais bien de pièces remplies par des années, voire des décennies d’accumulation de papiers et de dossiers. La masse de documents à numériser constitue souvent le premier obstacle auquel les organisations sont confrontées, ce qui peut considérablement ralentir le processus de numérisation.
Solution
Avant de se lancer dans la phase de numérisation, la mise en place d’une stratégie de tri et de préparation est essentielle. Une approche méthodique consistant à catégoriser et à préparer les documents à numériser permet d’optimiser l’ensemble du projet. Qu’il s’agisse de regrouper les documents par type, par date ou par d’autres paramètres pertinents, une préparation bien organisée peut ouvrir la voie à un processus de numérisation plus fluide et plus efficace.
ArcMate Capture, la solution de capture de données à haut volume de NVSSoft, offre plusieurs fonctions spécialement conçues pour relever les défis liés au traitement d’importants volumes de documents. Ses flux de travail distribués permettent de capturer et de numériser des documents à plusieurs endroits, ce qui vous permet de lancer des projets de grande envergure, possiblement dispersés sur le plan géographique. La gestion centralisée de toutes les instances et de tous les lots en cours d’exécution facilité le traitement efficace d’importants volumes de documents.
Les solides capacités de numérisation par lots permettent d’optimiser encore davantage les phases de préparation et de numérisation des documents. Le logiciel vous permet de définir plusieurs profils de numérisation, pour ensuite personnaliser les paramètres en fonction des besoins spécifiques des différents types de documents.
2. Qualité des documents
Un défi moins évident, mais tout aussi pressant dans les projets de conversion de backfile, est la qualité des documents, qui peut être très variable d’un lot à l’autre. Avec le temps, le papier tend à se détériorer : les couleurs et l’encre s’estompent, les textes se brouillent et les dommages physiques tels que les déchirures et la fragmentation du papier sont de plus en plus probables. Les documents de mauvaise qualité posent des problèmes importants en termes de lisibilité et d’intégrité des données, ce qui peut gravement compromettre l’ensemble de l’effort de numérisation.
Solution
Nos solutions mettent surtout l’accent sur l’utilisation de techniques et d’équipements de numérisation spécialisés, capables de saisir les nuances des documents fragiles et détériorés.
ArcMate Capture offre des solutions robustes à cet égard. Il est doté d’une fonctionnalité d’automatisation avancée pour les opérations à forte intensité de ressources telles que l’amélioration des images et la reconnaissance optique des caractères (OCR). Le logiciel lance donc automatiquement les fonctions d’améliorations de la qualité des images numérisées, en s’assurant que les données capturées soient aussi précises que possible.
Les fonctionnalités d’ArcMate Capture permettent une reconnaissance intelligente adaptée à différents types de documents. Par exemple, il applique la reconnaissance intelligente aux documents structurés tels que les formulaires et les factures, tout en utilisant la reconnaissance de texte intégral et l’intelligence artificielle pour les documents non structurés. Ainsi, même si le document papier original est en mauvais état, la sortie numérique sera de la meilleure qualité possible.
Le logiciel permet également de définir différents profils de numérisation, ce qui est particulièrement utile lorsque nous avons affaire à des documents anciens ou usés. Chaque profil peut être personnalisé en fonction de l’état et du type de document numérisé, ce qui permet un meilleur contrôle de la qualité. Ce niveau de personnalisation garantit que même les documents fragiles et détériorés soient numérisés, indexés et stockés avec précision.
3. Métadonnées et indexation
Des métadonnées de qualité et une indexation précise sont essentielles pour pouvoir trouver les documents facilement grâce à la fonction de recherche et pour faciliter l’utilisation des documents numérisés. Le processus d’indexation consiste à créer une base de données sophistiquée et consultable facilitant la navigation et la recherche. Des métadonnées incorrectes ou incohérentes peuvent transformer un projet de numérisation bien intentionné en un cauchemar organisationnel, rendant difficile la localisation de documents importants et risquant de ne pas respecter les réglementations en matière de gestion des données.
Solution
Un outil de gestion des métadonnées robuste peut remplir automatiquement les champs, normaliser la terminologie et même extraire ou valider les métadonnées par rapport aux bases de données existantes, garantissant ainsi un niveau élevé de précision.
ArcMate Capture excelle particulièrement dans ce domaine. Le logiciel offre des fonctionnalités complètes de gestion des métadonnées qui vous permettent de définir des champs de métadonnées spécifiques en fonction des types de documents traités. Ses puissantes fonctions d’extraction de données permettent de remplir automatiquement les champs de métadonnées, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs humaines.
ArcMate Capture s’intègre facilement aux systèmes de gestion de contenu existants, ce qui permet d’assurer un transfert de données sans effort et une disponibilité immédiate du contenu indexé. La console de gestion centralisée du logiciel vous permet de superviser la configuration des métadonnées sur plusieurs instances de numérisation, offrant ainsi une approche unifiée et cohérente de l’indexation des documents.
4. Confidentialité et sécurité des données
Le traitement d’informations sensibles ou confidentielles est l’un des aspects les plus délicats de tout projet de numérisation à grande échelle d’archives physiques. Il s’agit souvent du traitement d’identifiants personnels, de dossiers financiers et d’autres données confidentielles. En l’absence de mesures de sécurité appropriées, les risques en matière d’accès non autorisé, de violation des données, voire de conséquences juridiques en cas de non-respect des lois sur la protection des données telles que la loi sur la protection des données à caractère personnel (LDPP) peuvent être importants.
Solution
La clé d’une gestion efficace des risques associés à la confidentialité et à la sécurité des données réside dans la mise en place de solides protocoles de conformité et des solutions de stockage sécurisées. La mise en œuvre de mesures rigoureuses de protection des données, y compris des protocoles de transfert de données sécurisés et des solutions de stockage cryptées, contribue à atténuer ces risques.
La solution de capture et de numérisation des données d’ArcMate Capture a été conçue en tenant compte du caractère essentiel de la sécurité des données. L’outil prend en charge des méthodes de transmission de données sécurisées, garantissant que vos documents sensibles sont déplacés en toute sécurité d’un point A à un point B.
Il offre en plus des fonctionnalités permettant d’automatiser la documentation nécessaire aux audits de conformité, garantissant ainsi que votre organisation soit en mesure de démontrer facilement qu’elle opère dans le respect des exigences réglementaires.
5. Formation du personnel
Le rôle des collaborateurs impliqués dans un projet de conversion de backfile, est sans doute l’un des aspects les plus laissés de côté. Faire appel à du personnel inexpérimenté ou mal formé peut être à l’origine d’inefficacités, d’inexactitudes, voire d’atteintes à la sécurité et à l’intégrité des données. Même les meilleurs équipements et logiciels de numérisation ne sont efficaces que dans la mesure où les personnes qui les utilisent le sont aussi. La réussite de tels projets implique par conséquent de compter sur du personnel qualifié.
Solution
Investir dans des programmes de formation complets peut faire toute la différence dans le résultat de votre projet de numérisation des fonds physiques. Le personnel doit recevoir une formation complète sur l’utilisation du matériel et des logiciels de numérisation, ainsi que sur les protocoles visant à garantir la confidentialité et l’intégrité des données. Les programmes de formation doivent être maintenus à jour, rester pratiques et, dans l’idéal, offrir une forme de certification à l’issue de la formation pour garantir que le collaborateur possède désormais les compétences exigées.
Si votre organisation ne dispose pas des ressources internes nécessaires pour mener à bien une telle formation, envisagez d’externaliser le projet de numérisation à l’aide d’ArcMate Capture. Cette solution de capture et de numérisation de données de premier plan est dotée de fonctionnalités haut de gamme spécialement conçues pour gérer la numérisation à grande échelle de vos archives papiers. Grâce à un personnel formé, un équipement de pointe et l’expérience nécessaire, ArcMate Capture est capable de mener à bien le projet de manière efficace et sécurisée. Cette solution offre un gain de temps considérable et constitue une alternative rentable, en particulier pour les organisations dont les besoins en numérisation sont ponctuels ou peu fréquents.
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