Dans le monde entier, les administrations publiques cherchent à assurer leur transformation digitale pour mieux s’adapter au rythme effréné des changements économiques et à l’évolution des besoins des citoyens. L’ère dans laquelle nous vivons est en train de marquer un tournant et d’imposer de nouveaux standards en matière d’efficacité et d’intégration.
Cet article se penche sur l’évolution de l’innovation numérique dans les processus des instances gouvernementales et explore la manière dont les pionniers du numérique établissent de nouvelles normes en matière d’efficacité, de transparence et d’engagement des citoyens.
Continuez à lire cet article pour découvrir les cinq conseils clés au cœur de cette transformation, qui guideront les gouvernements vers des services plus efficaces et centrés sur le citoyen.
1. Adopter la collaboration basée sur l’informatique en nuage (Cloud computing)
Les technologies basées sur le cloud permettent aux départements administratifs de partager des informations et des ressources en temps réel, ce qui améliore considérablement l’efficacité en matière de gestion des documents et de prestation de services.
Le projet Dubaï Digital Clouds est un exemple innovant de collaboration basée entièrement sur le cloud. En adoptant des services clouds avancés et gérés par des centres de données locaux écologiques et neutres en carbone, Dubaï établit une nouvelle norme en matière de processus administratifs. Cette approche soutient la croissance économique et améliore la qualité de vie des habitants en renforçant l’efficacité et la fiabilité des services publics. L’initiative fournit une plateforme numérique complète qui facilite le partage des données entre les services des administrations.
Grâce à ce projet, la ville de Dubaï est considérée comme un modèle à suivre pour les Smart Cities du monde entier, où les technologies du Cloud jouent un rôle crucial dans l’amélioration de l’efficacité des processus administratifs et de l’engagement public.
2. Automatiser pour innover
Dans un effort de modernisation, les gouvernements du monde entier sont en train d’adopter l’automatisation pour améliorer les opérations et affecter les ressources humaines à des tâches plus stratégiques. Le Royaume d’Arabie saoudite est un excellent exemple de cette évolution vers l’automatisation des processus, avec la mise en place du Digital Government Authority (l’Autorité gouvernementale numérique) qui marque une avancée significative dans l’automatisation des services administratifs et dans l’amélioration de la coordination entre les ministères et les organes de l’État.
Cette initiative vise à enrichir l’expérience des citoyens en fournissant des services plus intégrés, en réduisant considérablement les doubles emplois et en améliorant l’efficacité. Avec l’automatisation des services et en garantissant une approche cohérente entre les différentes entités gouvernementales, l’Arabie saoudite optimise les processus administratifs, ce qui permet de réaliser des économies substantielles en termes de coûts et de temps.
Une automatisation efficace n’est possible que si tous les systèmes internes s’intègrent bien les uns aux autres. Lorsque les systèmes de gestion des documents sont synchronisés avec les systèmes de gestion de la correspondance pour fournir les bonnes informations au bon moment aux bonnes personnes, des décisions efficaces peuvent être prises rapidement. L’utilisateur final profite alors d’une fourniture accélérée de services gouvernementaux et publics. Un bon exemple de ce type d’action est le projet mené avec la défense civile de Dubaï et son utilisation des solutions NVSSoft pour améliorer l’efficacité des services d’urgence fournis aux citoyens de Dubaï. Pour en savoir plus sur comment l’utilisation de Tarasol et ArcMate a révolutionné leurs processus, prenez le temps de lire notre récente étude de cas.
3. Exploiter les données pour agir rapidement
L’intégration de l’analyse des big data révolutionne les processus administratifs et les opérations ans tous les secteurs. Il permet une meilleure prise de décision qui améliore considérablement l’efficacité et la sécurité publique. En adoptant le big data, les agences gouvernementales peuvent obtenir des informations au niveau macro qui peuvent conduire à des améliorations substantielles dans les domaines de la santé, de la planification urbaine et de la gestion de l’environnement.
Dans le domaine de la sécurité publique, la Police de Dubaï a par exemple intégré l’analyse des big data dans son cadre opérationnel. Cette approche stratégique utilise des données en temps réel pour évaluer et gérer les problèmes de sécurité publique avec dynamisme. Le système fournit aux premiers intervenants une intelligence situationnelle complète qui comprend des données historiques et des analyses prédictives concernant les personnes, les lieux et les risques potentiels. Cela permet d’améliorer l’efficacité des interventions et de mieux comprendre chaque situation.
Grâce à l’analyse des big data, la police de Dubaï s’assure que l’allocation des ressources est optimisée et que les réponses sont à la fois rapides et bien documentées. Cette utilisation proactive des données permet d’économiser du temps et des ressources, de renforcer la confiance de la communauté et de consolider l’engagement du gouvernement en matière de sécurité et de bien-être public.
4. Faire plus avec moins
À une époque où les budgets se resserrent et où les services publics sont de plus en plus sollicités, les gouvernements doivent relever le défi de faire plus avec moins. Dans ce contexte, l’utilisation efficace de la technologie devient cruciale pour maximiser l’impact de ressources limitées tout en garantissant la fourniture de services modernes et réactifs pour les citoyens.
Les Émirats arabes unis offrent un excellent exemple de dépassement des contraintes budgétaires en faisant appel à l’innovation technologique. Le Ministère des Finances des Émirats arabes unis a fait des progrès considérables en intégrant l’automatisation des processus robotiques (RPA) à ses systèmes en interne. Cette initiative a entraîné une augmentation spectaculaire de la productivité et de l’efficacité, les robots ayant traité 1,8 million de transactions avec une précision de plus de 98 %, ce qui a permis d’économiser 39 000 heures de travail humain.
Avant 2020, le ministère a identifié plusieurs fonctions qui auraient pu bénéficier de la puissance de l’automatisation, notamment la comptabilité relative aux fournisseurs, au paiement des salaires et des rentes, ainsi que la comptabilité financière. L’introduction de la RPA dans ces domaines a permis d’améliorer l’efficacité opérationnelle ainsi que la satisfaction des employés en réaffectant le capital humain à des tâches plus engageantes et plus stratégiques.
D’ici à 2022, la mise en œuvre de plus de 50 robots pour gérer diverses tâches de manière autonome a permis d’obtenir des résultats notables, notamment une réduction de 95 % des erreurs et de 65 % du temps de traitement moyen. Ces progrès soulignent le rôle essentiel de l’automatisation pour surmonter les contraintes budgétaires et améliorer les normes de prestation de services.
5. Planifier la création d’une main-d’œuvre prête à affronter l’avenir
Alors que les opérations gouvernementales évoluent davantage vers une pleine digitalisation, garantir la formation d’une main-d’œuvre qualifiée devient impératif. La modernisation des services publics dépend de la capacité du gouvernement à constituer des équipes agiles, à l’aise avec la technologie et alignées sur les objectifs de l’organisation.
Le Center for State and Local Government Excellence, situé aux États-Unis, indique que 91 % des agences considèrent le recrutement et la fidélisation des employés comme étant leur priorité No 1. En effet, un grand nombre de fonctionnaires atteignent gentiment l’âge de la retraite. Il faut donc prévoir un remplacement compétent. Dans les agences fédérales américaines, 25 % des travailleurs ont plus de 55 ans et seulement 17 % moins de 35 ans. Les gouvernements du monde entier sont aujourd’hui confrontés à la tâche ardue d’attirer de nouveaux talents dans un contexte de forte concurrence avec le secteur privé, qui offre souvent des postes bien plus lucratifs.
En réponse et pour relever ces défis, de nombreuses organisations gouvernementales et semi-gouvernementales cherchent à rendre leurs pratiques plus innovantes en matière de ressources humaines. De nombreuses entités gouvernementales transforment leur processus d’intégration grâce à des portails numériques, en automatisant des tâches essentielles telles que la soumission de formulaires et les programmes de formation. Ces portails facilitent l’intégration des nouveaux employés et réduisent considérablement le temps nécessaire à les rendre productifs.
Favoriser l’excellence gouvernementale : un plan de transformation digital
Les gouvernements qui cherchent à améliorer l’efficacité, la transparence et l’engagement des citoyens devront nécessairement passer par une transformation numérique. L’adoption de ces concepts nécessite de pouvoir s’appuyer sur une solide infrastructure numérique. C’est justement pour combler ces lacunes que des fournisseurs de solutions comme NVSSoft peuvent jouer un rôle essentiel en améliorant le flux de données et l’intégration des services dans les secteurs publics.
Les produits NVSSoft sont à l’avant-garde de cette transformation et aident les services publics dans l’optimisation de leurs processus. Le logiciel ArcMate améliore l’efficacité grâce à la capture, la numérisation et la gestion rapides et précises des documents. De même pour Tarasol, qui est un système complet de gestion des dossiers, permettant une collaboration intelligente grâce au traitement automatisé de la correspondance, des réunions et des dossiers, de plus doublés des signatures électroniques.
Ensemble, ces solutions facilitent une approche plus intégrée des opérations gouvernementales. Ils peuvent contribuer à rendre les services publics plus interconnectés afin de répondre aux besoins évolutifs des communautés qu’ils desservent.
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