Avec plus de 34 millions d’abonnés, Banglalink est le troisième fournisseur de services de télécommunications au Bangladesh. Des produits et services innovants ont alimenté la croissance de Banglalink au fil des années. Selon la société de recherche et d’analyse OpenSignal, Banglalink a obtenu le meilleur score au Bangladesh en termes de vitesse de chargement et de téléchargement, ainsi que pour l’expérience de jeu audio, vidéo et mobile.
Banglalink s’est toujours engagé à améliorer l’expérience client à l’aide de la technologie. Pour cette raison, ils n’ont ménagé aucun effort dans leur cheminement vers la transformation numérique. Mais lorsqu’il s’agissait de gestion électronique de documents, ils avaient du mal à trouver la solution idéale pour leurs besoins. Après avoir investi dans plusieurs systèmes, Banglalink recherchait une solution pérenne unique, à la fois flexible et rentable. Après avoir investi dans plusieurs systèmes, Banglalink recherchait une solution pérenne unique, à la fois flexible et rentable.
Reconnaissant ce besoin, le principal fournisseur de solutions logicielles de télécommunications SEGMATEK s’est associé à NVSSoft pour offrir à Banglalink le système de gestion de documents ArcMate Enterprise ainsi que la migration des données de leurs systèmes existants.
Apprenez-en plus sur leur expérience avec les solutions de NVSSoft dans cette étude de cas.
Les systèmes de gestion de documents sont considérés comme critiques dans l’industrie des télécommunications. Les fournisseurs de services collectent et produisent généralement des millions de documents chaque année. Il est vital pour eux de pouvoir gérer correctement ces informations. Une gestion efficace des documents peut aider à améliorer le service client, fournir un accès instantané aux enregistrements et aux données critiques, réduire les coûts opérationnels, protéger les données et contribuer à la conformité.
Le principal cas d’utilisation de la gestion des documents chez Banglalink était de stocker et de gérer les documents commerciaux liés aux abonnés conformément à l’autorité réglementaire. Banglalink avait plus de 100 millions de documents d’abonnés stockés et gérés dans un système de gestion de contenu d’entreprise haut de gamme qui avait un coût total de possession élevé et pour lequel le support local faisait défaut. Il y avait une pénurie de ressources bien informées pour maintenir le système et fournir une réponse rapide aux incidents. Le système recevait des tâches de maintenance obsolètes et essentielles comme les correctifs, les mises à jour de la base de données ou du système d’exploitation et la mise à jour des mesures de sécurité et de conformité devenait extrêmement difficile.
Banglalink a alors essayé de passer à un autre système, ce qui s’est avéré très difficile. La migration des données présentait des défis techniques, et le nouveau système était limité en fonctionnalités et n’avait aucune référence éprouvée pour gérer de gros volumes de contenu comme les 100 millions de documents de Banglalink. Le deuxième système a fini par être utilisé pour différents types de documents liés aux opérations commerciales internes telles que les affaires d’entreprise et réglementaires, l’assurance des revenus, les achats, les finances et les affaires juridiques. Avoir deux systèmes en parallèle sans répondre à leurs besoins de gestion de l’information de base était frustrant pour Banglalink. Ils avaient besoin d’une solution centrale unique pour stocker et gérer en toute sécurité tous les documents commerciaux et les fichiers et l’historique des abonnés, et agir comme une source unique de vérité pour tous les types de requêtes.
Banglalink a approché SEGMATEK, un partenaire stratégique de NVSSoft spécialisé dans la fourniture de solutions de pointe pour le secteur des télécommunications, pour relever ces défis et fournir une solution évolutive.
SEGMATEK a mis en place une solution clé en main comprenant le système de gestion de documents ArcMate Enterprise de NVSSoft, ainsi que la migration des données et des services professionnels.
ArcMate Enterprise a été implémenté sur un cluster de serveurs comprenant un serveur de production, de transfert et de test d’acceptation utilisateur (UAT). La solution Web a été conçue pour être évolutive et intégrée à une base de données Oracle et à Microsoft Active Directory.
Les fonctionnalités de base d’ArcMate Enterprise couvraient toutes les exigences de gestion de documents de Banglalink, de la numérisation et de l’indexation à la recherche et à la récupération, la collaboration et la sécurité, le tout via une interface Web conviviale et des applications mobiles natives pour leurs plus de 50 utilisateurs principaux.
La solution comportait également des modules supplémentaires pour :
- Routage des documents entre utilisateurs selon des séquences prédéfinies
- Suivi et contrôle des versions
- Recherche plein texte dans le contenu des documents et annotations
En plus des fonctionnalités de base et des modules complémentaires, NVSSoft a fourni des personnalisations pour :
- Contrôles avancés et journaux personnalisés pour protéger les données et les documents contre les modifications non autorisées
- Modèles de rapport personnalisés
- Outil de téléchargement groupé facile à utiliser pour importer des documents d’abonnés à partir des anciens systèmes et les classer automatiquement
- Outil de téléchargement en masse pour exporter plusieurs documents d’abonnés en fonction de critères de recherche
La solution a été déployée par NVSSoft et notre partenaire SEGMATEK avec tous les services professionnels indispensables :
- Recueil et analyse des besoins
- Personnalisation
- Implémentation et configuration
- Formation des utilisateurs finaux et des administrateurs
- Migration des données depuis les anciens systèmes
SEGMATEK a effectué la migration des données de plus de 100 millions de documents d’abonnés grâce à un processus infaillible qui comprenait : l’analyse, la conception, le pilote, la validation et la mesure, la production, le reporting et l’organisation des données.
ArcMate Enterprise a doté Banglalink d’un moyen supérieur de gérer les documents des abonnés ainsi que les documents d’opérations commerciales internes générés simultanément par plusieurs parties prenantes de l’entreprise. En prenant en charge des documents et des types de documents combinés, il est devenu beaucoup plus facile à organiser. La conception de référentiels basés sur des analyses de rentabilisation spécifiques était un jeu d’enfant dans ArcMate Enterprise par rapport aux systèmes précédents.
Banglalink bénéficie désormais de performances rapides dans la recherche, l’importation et l’exportation. Tout cela grâce à une structure de base de données hautement optimisée et à des fonctionnalités telles que les champs d’indexation réutilisables qui réduisent considérablement la taille des bases de données.
La migration des données des anciens systèmes a été réalisée en un temps record grâce aux outils personnalisés développés par NVSSoft et à l’expertise du domaine de SEGMATEK. Banglalink a pu effectuer la transition en douceur sans temps d’arrêt.
L’équipe de gestion des enregistrements de Banglalink est désormais dotée d’une solution robuste pour gérer ses opérations quotidiennes en plus de toutes les exigences d’analyse des arriérés.
La sécurité des documents et l’intégrité des données sont maintenues à tout moment conformément aux procédures internes. Les administrateurs disposent d’outils avancés de surveillance, de création de rapports et de conformité.
En conséquence, Banglalink peut répondre à toutes les exigences de haut niveau de la fonction de gestion de documents telles que l’amélioration du service client, l’accès instantané à l’information, la réduction des coûts opérationnels, la protection des données et la conformité réglementaire, tout en utilisant une seule application et en gardant le total coût de possession et d’assistance au minimum.
