Le magazine Fortune précise que la pandémie de COVID-19 a poussé près de 100 000 établissements aux États-Unis à la faillite. Et pour cause principale, l’incapacité de gérer à disctance ces entreprises, et donc l’incapacité de servir leurs clients.
Cette pandémie de COVID-19 et sa progression rapide a mis à mal les systèmes existants, et a introduit de nouveaux défis dans le paysage commercial. Aussi, il a ouvert de nouvelles opportunités pour les entreprises et les gouvernements. Nous traiterons spécifiquement dans cet article l’émergence du travail à distance pour les gouvernements, de son impact, de ses défis et des opportunités introduites par la pandémie COVID 19 dans la région du CCG et en particulier en Arabie saoudite.
Impact
Pour saisir l’impact de la pandémie sur les petites et moyennes entreprises (PME), l’Autorité générale des petites et moyennes entreprises a lancé une enquête sur l’impact du COVID 19.
918 MPME (micro, petites et moyennes entreprises) de 13 régions administratives ont participé à cette enquête.
4 catégories pour définir ces Impacts:
- Opérationnel – 99,5% de l’échantillon des MPME ont été affectés négativement. 65,2% ont été affectées dans leurs opérations.
- Financier – 46% de l’échantillon indique que leur revenu moyen est affecté à 100%. 52% déclarent devoir licencier des employés, étant incapables de s’acquitter de leurs obligations salariales.
- Modèle d’activité adapté – 30% des PME ont changé leur mode de travail pour introduire les services électroniques et le modèle de travail à domicile.
- Initiative de Soutien Gouvernemental – De nombreuses MPME bénéficient du plan de relance du gouvernement Saoudien pour surmonter la pandémie du COVID-19
Défis
L’Onde de choc, ainsi que les perturbations, crées par la vitesse de propagation du virus ont laissé peu de temps pour les actions préventives. Sous la contrainte, les gouvernements et les entreprises ont eu recours au travail à distance. Aussi, ils ont dû adopter davantage de canaux numériques pour servir leur public.
Mais ce recours a lui-aussi ses propres défis. Plusieurs conditions préalables étaient nécessaires pour permettre le travail à domicile. Entre autres : une infrastructure appropriée, une gestion de la sécurité, un suivi des employés et une culture changeante du lieu de travail.
Infrastructure
Beaucoup d’entreprises et entités gouvernementales ne possédaient pas d’infrastructures appropriées. C’est-à-dire des serveurs physiques pour héberger les données et les applications critiques, les connections VPN pour sécuriser la communication des travailleurs distants et les outils de collaboration qui facilitent les activités quotidiennes.
Gestion de la Sécurité
Le travail à distance a introduit un souci majeur : Les risques liés la Sécurité.
Le manque de sensibilisation des employés à la cybersécurité a rendu les organisations plus vulnérables. Ainsi, le phishing et d’autres incidents de sécurité informatique connus se sont multipliées pendant la pandémie. Selon Varonis, jouant sur la peur, les attaques étaient sous la forme de cartes COVID 19 et de sites Web vendant du matériel médical pour inciter les utilisateurs à cliquer sur des liens suspects afin de télécharger des logiciels malveillants.
Les entreprises, désirant progresser leur activité, ont dû sacrifier les bonnes pratiques de sécurité. Certaines entreprises ont dû désactiver les verrouillages intégrés et autres restrictions VPN, ce qui a entraîné une augmentation des attaques VPN Brute-Force. Les attaques sous forme de «bourrage d’informations d’identification» qui ciblent un portail VPN et effectuent des tentatives d’authentification à l’aide de listes d’identification.
Suivi des Employés
Un autre défi est celui de la performance des employés. Des systèmes devaient être mis en place pour suivre au quotidien ces performances et fournir des rapports aux directeurs.
Opportunités
Opportunités pour les Gouvernements
Les restrictions de mouvement à l’échelle nationale ont poussé les gouvernements à développer une réponse numérique pour fournir des services essentiels. Les gouvernements ont utilisé des solutions numériques pendant la pandémie COVID-19 dans les domaines de la santé publique, des services de santé, de l’éducation, des télécommunications et du commerce.
Par exemple, selon le NCBI, le gouvernement et le secteur privé d’Arabie saoudite ont développé et lancé ensemble environ 19 applications et plates-formes remplissant des fonctions de santé publique et fournissant des services de soins de santé.
Ironiquement, les défis introduits par la pandémie ont positivement servi les gouvernements à long terme. Ces défis ont servi de catalyseur accéléré pour certaines étapes du processus de transformation numérique. Ces services ont accru la satisfaction du public et son adoption des services numériques.
Opportunités pour les entreprises
La culture du travail à distance s’est installée avec une main-d’œuvre axée sur la performance. Celle-ci communique en utilisant les outils de collaboration tels que Teams et Slack. Ces outils ont permis aux employés d’augmenter leur productivité en facilitant la communication et en rendant les informations facilement accessibles.
Solutions
Une stratégie de la transformation numérique s’impose aux gouvernements. Celle-ci accorde aux pays les moyens de s’adapter aux futures catastrophes. Une telle stratégie devrait définir les étapes et les réglementations nécessaires pour appliquer la transformation. Cette stratégie doit aborder les catégories suivantes :
Infrastructure
Posséder des centres de data et des serveurs physiques pour héberger les données et les applications critiques, des solutions de contrôle d’accès sécurisées, des VPN d’entreprise pour sécuriser les connexions à distance, une bande passante fiable pour les employés (5G – FTTH) et des outils de collaboration. Ce sont là les priorités du gouvernement.
Optimisation des Processus
Gestion de la Correspondance
L’amélioration des gouvernements de leurs infrastructures passerait par l’optimisation de leurs processus internes afin de mieux servir leurs citoyens. En améliorant leur processus de gestion de la correspondance, les gouvernements peuvent automatiser les correspondances internes et externes entre les ministères et les agences gouvernementales.
Le centre de correspondance national (Yesser) a permis aux entités gouvernementales de connecter leurs systèmes de correspondance de manière native. Cette intégration a permis une communication rapide et sécurisée entre les titulaires de droits gouvernementaux, ce qui signifiait une réduction du temps de service pour les citoyens et une prise de décision plus rapide dans les projets gouvernementaux.
En 2020, la Commission royale pour la ville de Riyad a franchi une étape importante dans l’optimisation de la gestion de sa correspondance. Plus de 200 processus internes ont été automatisés à l’aide de Tarasol®, un système Web, multilingue et hautement évolutif pour le traitement de la correspondance administrative.
Gestion des Documents
Le traitement des documents représente une part importante des activités quotidiennes du gouvernement. Des millions de documents sont générés et traités quotidiennement, s’agissant des communications, des projets ou de la recherche d’informations. Pour faciliter le processus, les gouvernements devraient miser sur un environnement sans papier dans lequel les documents sont générés et traités numériquement, et que tous ces documents papier soient numérisés.
Les documents numériques présentent de nombreux avantages. Entre autres, les employés peuvent utiliser les métadonnées pour classer et localiser des documents sans effort. Ils offrent également la possibilité de suivre les documents à l’aide d’un système de gestion des versions qui crée une trace des versions chaque fois que le document est mis à jour. De plus, les documents numériques sont plus sécurisés, grâce à la possibilité de leur attribuer différents niveaux de permission. Ces permissions fournissent différents niveaux d’accès aux employés selon les besoins.
Après avoir implémenté le système de correspondance Tarasol® dans le département d’enregistrement immobilier de Sharjah, ArcMate Enterprise® a été mis en place pour sceller et stocker en toute sécurité toutes les correspondances, transactions et documents terminés dans un référentiel central qui les a rendus disponibles pour une récupération et une gestion faciles et seulement pour les utilisateurs autorisés.
ArcMate Enterprise® est un système avancé de gestion de documents basé sur le Web qui répond aux besoins du gouvernement en matière de gestion de documents.
Sécurité
Le gouvernement et les entreprises doivent se conformer à la directive Essential Cybersecurity Controls (publiée par l’Autorité nationale de cybersécurité – NCA) pour éviter des risques inutiles de cybersécurité, essentiellement survenus pendant la pandémie. Le guide décrit cinq étapes principales illustrées ci-dessous:
- Directives sur la gouvernance de la cybersécurité
- Directives sur la défense de la cybersécurité
- Directives sur la résilience de la cybersécurité
- Directives sur la cybersécurité pour les tiers et le cloud computing
- Directives sur la cybersécurité ICS
Conclusion
La pandémie COVID-19 nous a plongé en mode Travail à Distance et nous a signifié l’importance de ce mode vital pour la continuité des activités et pour les services électroniques des clients. Une infrastructure appropriée et des environnements informatiques sécurisés sont les réponses pour la prospérité des entreprises en ces temps modernes. Ainsi, les gouvernements et les entreprises doivent saisir l’opportunité et entamer leur transformation numérique pour être mieux armés et mieux préparés pour leur avenir.
