Le Ministère de la Justice des EAU, créé en 1971 suite à la mise en place du gouvernement fédéral. Le Ministère supervise le système judiciaire du pays et tous les services de poursuites associés. Le ministère nomme également les juges et délivre les licences des avocats, traducteurs et juristes.
Apprendre davantage sur l’expérience du Ministère de la Justice des EAU avec les solutions de NVSSoft®.
La transformation numérique est une priorités de longue date du ministère de la Justice. Celle-ci est présente tout au long des deux dernières décennies. En effet, le ministère a investi dans une multitude de solutions dans le but de renforcer son fonctionnement et d’offrir des services électroniques, parmi lesquelles un système de gestion de documents ayant comme objectif l’archivage.
La gestion de la correspondance officielle fait partie intégrante des protocoles et des opérations du ministère de la Justice, cependant, il ne disposait d’aucune solution dédiée pour gérer celle-ci. Il se contentait alors de solution de correspondance de base ayant des interfaces ajustées au système de gestion de documents existant.
Le ministère s’est aperçu que la solution existante ne répondait pas aux exigences, et que les employés avaient du mal à l’utiliser et ont eu recours donc à la création manuelle de la correspondance, et cela en dehors du système, à la signature manuelle, puis au téléchargement de copies numérisées pour les archives. En tant que tel, le ministère travaillait de manière inefficace et ne bénéficiait plus des systèmes existants.
NVSSoft® a offert une solution complète et intégrée pour répondre aux besoins du ministère. Cette solution comprend un système de gestion de la correspondance Tarasol®, un système de gestion des documents d’entreprise ArcMate® et une intégration avec le système judiciaire du ministère.
Tarasol® a assuré une gestion complète du cycle de vie de tous les types de correspondance, depuis la réception ou la composition jusqu’à l’archivage numérique.
Les signatures numériques ont eu une incidence importante car toute la correspondance était dès lors authentifiée et signée depuis Tarasol® de manière sécurisée, et que les signatures à la main n’étaient plus nécessaires.
Le système comportait une interface facile à utiliser accessible depuis n’importe quel appareil pour permettre une adoption rapide et une gestion fluide des changements parmi les utilisateurs.
L’intégration avec les systèmes judiciaires a été conçue pour garantir l’intégrité des données et la richesse de l’information.
Grâce aux nouveaux systèmes NVSSoft®, le ministère a pu créer un environnement de travail sans papier en un temps record. Tous les types de correspondance entrants, sortants et internes ont été automatisés et entièrement gérés au sein de Tarasol®.
Le ministère a observé une augmentation de la productivité de ses employés, car le système leur permettait d’accomplir un travail plus important et de consacrer beaucoup moins de temps aux tâches administratives non essentielles.
Le système intégré a fourni un flux centralisé d’informations avec un référentiel sécurisé pour archiver la correspondance terminée pour une récupération ultérieure.
Le système étant évolutif et doté de capacités d’intégration avancées, le ministère était confiant satisfait de son investissement en technologie avec les produits NVSSoft® et était prêt pour son avenir digital.