La compagnie National Air Services (NAS Holding) comprend: flynas, le premier transporteur à petit budget d’Arabie Aaoudite. débute son service régulier en 2007 depuis sa base de Riyad et opère vers le Moyen-Orient, l’Asie et l’Europe; NasJet, un fournisseur de services d’aviation privé, spécialisé dans la gestion et la location d’avions à réaction d’entreprise; et NasTech, un fournisseur de MRO qui dessert les secteurs des avions monocouloirs et des avions d’affaires.
Flynas exploite une flotte d’avions Airbus A320-200, Boeing 737-800 et Embraer 190/195. La compagnie aérienne a été élue «Meilleure compagnie d’aviation saoudienne» en 2012 par le magazine Arabian Business du Moyen-Orient pour ses contributions globales à l’industrie et l’amélioration des services comme l’enregistrement en ligne et les cartes d’embarquement mobiles.
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Ajoutée à une croissance accélérée de ses activités et de ses opérations, NAS Holding se développait en personnel et en réseau. Comme conséquence, les fonctions des ressources humaines, de la gestion des contrats et des technologies de l’information avaient besoin de plus d’automatisation et de structure. Le département des ressources humaines avait plus de 10000 fichiers avec plus d’un million de pages de tailles et de formulaires différents en anglais et en arabe, incluant des certificats reconnus d’aviation, tous devaient être numérisés et indexés en un temps record de 45 jours. Les documents numérisés ont ensuite dû être transmis à un système de gestion des documents qui allait également être mis en œuvre dans d’autres départements afin de garantir à chaque document produit ou reçu une numérisation en temps voulu. Les départements impliqués dans la gestion électronique des documents étaient les suivants: maintenance des cabines, gestion des contrats, flynas PMO, technologies de l’information, juridique, matériaux, ressources humaines, NAS Aviation, ressources humaines NasTech, OSPM, planification, bureau du président, achats, bibliothèque technique et Contrats techniques.
Pour rationaliser davantage les opérations dans les trois fonctions mentionnées précédemment, NAS Holding souhaitait implémenter un système d’automatisation des processus métier afin d’automatiser et de cartographier les processus métier de la gestion des contrats et des demandes au service informatique. Cela a également nécessité une intégration avec l’ERP en place, qui était Oracle Financials, pour garantir la cohérence et l’exactitude des données sur tous les systèmes.
La solution mise en place par NVSSoft® Arabie Saoudite comprenait trois systèmes de NVSSoft®: ArcMate Enterprise® Document Management System – la GED, ArcMate Capture® High Volume Scanning Solution et ArcMate EZIFlow® Business Process Management System, en plus de services professionnels de mise en œuvre, d’intégration et de formation.
La numérisation et l’indexation de plus d’un million de pages en 45 jours avec précision peut s’avérer être une tâche délicate. ArcMate Capture® a été utilisé pour créer un flux de travail comprenant des étapes manuelles et automatiques pour la numérisation, des améliorations d’image, la reconnaissance de formulaires, l’extraction automatique des données pertinentes du système ERP, l’indexation et la saisie de données, et une version personnalisée vers la GED
Des scanners de production Kodak i3200 avec des vitesses allant jusqu’à 50 pages par minute ont été utilisés et des séparateurs de codes-barres ont été mis en œuvre pour l’indexation et la classification automatisées.
ArcMate Capture® a fourni une simulation du débit optimal et des rapports de productivité pour analyser l’efficacité.
La numérisation a été effectuée sur place pendant les heures de travail, atteignant un débit accéléré atteignant 50 000 pages par jour. Des processus d’amélioration des images et de publication vers ArcMate Enterprise® ont été effectués sur un serveur de traitement d’arrière-plan 24/7 d’ArcMate Capture® pour décharger le réseau et les postes de travail pendant les heures de pointe.
Le système de gestion de documents d’entreprise basé sur le Web ArcMate Enterprise® a été mis en œuvre dans les différents services de NAS Holding, fournissant un référentiel évolutif centralisé pour les documents avec un accès sécurisé via une interface conviviale disponible en anglais et en arabe. Des fonctionnalités supplémentaires telles que l’intégration d’Active Directory, le courrier électronique interne, les signatures numériques, l’intégration de Microsoft Office, la récupération après sinistre, le fonctionnement de plusieurs serveurs, les assistants d’importation et de migration des données ont été mises en œuvre pour donner à NAS Holding un contrôle maximal sur ses informations.
Parallèlement à la numérisation et à la mise en œuvre d’ArcMate Enterprise®, les processus de gestion des contrats du NAS étaient mappés à ArcMate EZIFlow® via un concepteur de processus avancé, et des formulaires électroniques ont été créés et intégrés aux e-mails afin que les utilisateurs puissent travailler sur leurs tâches à partir de Microsoft Outlook. Le système de gestion des contrats construit à l’aide d’ArcMate EZIFlow® comprenait également des signatures numériques, un contrôle de version, une comparaison des fichiers Microsoft Word, une intégration avec Oracle Financials et la publication des processus terminés avec toutes les informations et pièces jointes dans ArcMate Enterprise® DMS System.
ArcMate EZIFlow® a également été utilisé pour automatiser toutes les demandes adressées au service informatique, en utilisant également des signatures numériques et en s’intégrant à Microsoft Active Directory.
Avec une solution complète mise en œuvre et livrée en un temps record, et une formation sur le terrain à l’équipe responsable de la gestion des systèmes, NAS Holding a pu très vite tirer les avantages.
La solution était également rentable en termes de coût total de possession (TCO) et rentable en termes d’optimisation et d’automatisation des opérations et des processus papier des différents départements de NAS Holding.
Avoir un référentiel centralisé, sécurisé et évolutif pour les documents a également aidé à répondre aux exigences réglementaires et de conformité et a facilité l’extraction d’informations et de rapports authentifiés.