La Fondation koweïtienne pour l’avancement des sciences (KFAS) est une organisation à but non lucratif qui œuvre pour tirer le meilleur parti de la science, de la technologie et de l’innovation au Koweït. Créée en 1976, elle met l’accent sur la manière dont ces disciplines peuvent améliorer la qualité de vie de la population du Koweït grâce à la modernisation et à la durabilité.

La KFAS travaille de diverses manières, notamment par la publication d’articles scientifiques et la collaboration pour améliorer la qualité de la recherche. Elle subventionne notamment des organisations spécialisées, dont un centre de recherche sur le diabète, ainsi qu’un centre attraction scientifique d’ordre publique.

Comme c’est le cas de nombreuses organisations qui ont élargi leur champ d’action au fil du temps, la gestion de l’information au KFAS est devenue complexe à gérer. Elle a reconnu le problème et s’est demandé si ses solutions logicielles étaient toujours le moyen le plus efficace et le plus efficient de répondre à ses besoins actuels. En 2022, elle a fait appel à NVSSoft pour revoir sa configuration de gestion de l’information, en particulier son utilisation de sa solution actuelle de gestion des documents qui remontait à 2014.

Apprenez-en davantage sur leur expérience avec les solutions NVSSoft dans cette étude de cas.

Récemment, la KFAS voyait son contrat de service et de gestion de son système de gestion de documents arriver à expiration. Après évaluation, elle avait choisi de ne pas le renouveler. Cette décision a incité l’institution à repenser si cette solution héritée était l’outil adapté aux besoins de l’ensemble de l’organisation.

Bien que leur solution actuelle soit un outil populaire, son utilisation au sein de la KFAS présentait des limitations majeures qui conduisaient à un manque d’adoption de la part des collaborateurs. Au moment où NVSSoft est arrivé, un seul département de la KFAS l’utilisait encore, d’autres préférant utiliser des méthodes différentes pour atteindre leurs objectifs. La raison la plus souvent évoquée était que l’ajout de documents au système était trop complexe et nécessitait beaucoup trop d’étapes.

Maintenir le statu quo n’était plus envisageable sur le plan pratique et la fondation s’est retrouvée confrontée face au choix de réorganiser son implémentation actuelle ou de passer complètement à une nouvelle solution. Cette dernière serait plus efficace à long terme mais nécessiterait de passer par une phase complexe de migration des données existantes.

Suivant les conseils de NVSSoft, la KFAS a décidé de transférer la gestion des données de ses 20 départements vers ArcMate Enterprise. Le projet comportait trois étapes clés, le premier étant la planification et la formation pour permettre au personnel de se mettre à niveau dans l’ensemble de l’organisation.

Le deuxième élément consistait à gérer un arriéré de documents qui n’avaient pas encore été numérisés dans l’ancienne solution. NVSSoft a utilité des scanners de production Fujitsu pour capturer 1,5 million d’images, puis les a transférées de l’application Capture d’ArcMate vers le système ArcMate Enterprise. Grâce à une planification efficace, cette tâche a pris moins de trois mois. L’opération a pleinement profité des fonctionnalités d’ArcMate Capture telles que la prise en charge de la numérisation par lots avec l’option d’insertion/suppression/réorganisation des pages. Cette dernière permet de se concentrer sur la rapidité de l’opération tout en sachant que d’éventuelles erreurs telles que des pages manquantes ou dans le désordre peuvent être corrigées par la suite sans casse-tête majeur.

L’élément final consistait à migrer les données existantes de la solution héritée vers ArcMate Enterprise. La tâche n’a pas été facile, en partie à cause de la relation complexe entre la base de données et la structure des dossiers dans l’implémentation précédente de la KFAS et en partie à cause du manque de support technique disponible dû à l’expiration du contrat précédent.

NVSSoft a créé un outil personnalisé qui lui a permis de réaliser la migration avec succès en seulement trois mois. L’outil a permis de tirer parti de la manière dont ArcMate Enterprise utilise des métadonnées illimitées et des structures de dossiers à plusieurs niveaux définies par l’utilisateur. Cela signifie que la structure des dossiers ne constitue plus un obstacle à la récupération rapide des documents. De plus, l’outil développé offre également un meilleur contrôle d’accès aux documents avec différents niveaux de sécurité et de confidentialité.

La KFAS a indiqué les avantages immédiats du passage à ArcMate Enterprise, notamment :

  • Une amélioration notable de l’expérience des employés lors de l’ajout de nouveaux documents, un processus qui implique désormais un seul écran et qui se complète en seulement deux clics.
  • Une réduction globale des coûts de contrats de support et de gestion.
  • Perturbation minimale de l’accès à l’information grâce à la rapidité des opérations de rattrapage des numérisations et de migration des données.

La preuve ultime que ce changement a été favorablement accueilli par la KFAS dans l’atteinte de ses objectifs, est que l’institution a récemment acquis des licences supplémentaires pour ArcMate Enterprise. L’organisation dispose désormais d’une solution de gestion de l’information qui répond à ses besoins et qui est appuyé par l’ensemble des départements.