تستمر الشركات الرائدة في حلول المسح الضوئي للأعمال مثل كوداك ألاريس وفوجيتسو بإطلاق إصدارٍ تلو الآخر من الماسحات الضوئية عالية الإنتاجية بسرعات متزايدة. نتناول هنا في هذا المقال جدوى هذه السرعات الفائقة ونبحث سبل تعظيم العائد على الاستثمار في مثل هذه التجهيزات.
هذا الأمر في غاية الأهمية في حالة الشركات التي تقدم خدمات المسح الضوئي والأرشفة الإلكترونية كونها تسعى إلى الوصول إلى العدد الأقصى من الوثائق الممسوحة والمفهرسة والمصدّرة التي تمت الموافقة عليها لأن هذا العدد هو عادةً الأساس في تسعير خدماتهم وفي تمكنهم من تحصيل رسوم هذه الخدمات.
ما مدى جدوى سرعة الماسحة الضوئية؟
لنأخذ على سبيل المثال الماسحات الضوئية عالية الإنتاجية في يومنا هذا:
- السرعة: من 72 إلى 135 صفحة في الدقيقة
- سعة التغذية الآلية: من 200 إلى 500 ورقة (عدد الأوراق التي يمكن تحميلها في الماسحة)
- القدرة الإنتاجية اليومية: من 8,000 إلى 100,000 صفحة (عدد الصفحات التي يمكن مسحها يومياً)
نظرياً، بماسحةٍ ضوئيةٍ عالية الإنتاجية بسرعة 100 صفحة في الدقيقة، وورديتي عمل في اليوم، وبافتراض التحميل المستمر للأوراق، يمكننا مسح 2.5 مليون صفحة في الشهر. ولكن هل هذا الرقم واقعي؟
كلنا يعلم بأن المسح الضوئي يختلف كلياً عن الأرشفة، وكلنا يعمل كذلك أن السرعات الافتراضية للماسحات الضوئية شيء، والاستخدام الحقيقي على الأرض شيءٌ آخر كلياً.
بعض التحديات التي تقف عائقاً دون استخدام الماسحات الضوئية بالسرعات القصوى تتضمن:
- التأخيرات في مرحلة التحضير – إزالة الكبسات، التصنيف حسب الحجم، التعامل مع الأوراق المهترئة، وإضافة الفواصل، إلخ.
- تواجد الوثائق في مواقع وأماكن متعددة
- سرعات بطئية في الشبكة
- الفهرسة اليدوية من خلال الكتابة أو باستخدام التعرف الضوئي
- جلب البيانات من مصادر خارجية لاستخدامها في الفهرسة
- التدقيق ومراقبة الجودة على البيانات المدخلة
- تصدير البيانات النهائية إلى نظام لإدارة المحتوى أو نظام ملفات
البرمجيات هي الحل
لتحقيق التوظيف الأمثل للموارد يجب تخطيط الإنتاج بشكلٍ جيد وبطريقة أشبه ما تكون بما تتبعه الشركات الصناعية. شركات المسح الضوئي تُدرك ذلك جيداً وتعمل على إدارة مواردها وجداول أعمالها بطريقةٍ تضمن تحقيق المستويات القصوى من الإنتاج. لكن هذا الامر حقيقةً يعتمد كثيراً على البرمجيات التي تستخدمها هذه الشركات ومدى مقدرتها على استخدام سير العمل في المسح الضوئي، وتمكين المسح الضوئي المتوزع، الأتمتة القصوى للمهام، المعالجة السريعة، والعمل دون أي انقطاع.
سير العمل في المسح الضوئي
توظيف سير العمل في المسح الضوئي هو أمرٌ في غاية الأهمية لتمكين العمل بشكلٍ متوازٍ والتوظيف الأمثل للموارد. إليك على سبيل المثال مشروع مسحٍ ضوئيٍ يجري في موقعين. بنظرةٍ سريعةٍ إلى معدلات الإنتاجية نلحظ وجود عنقي زجاجة يقللان من إجمالي إنتاجية المشروع إلى 300 ملف مورد في اليوم تم مسحها، وفهرستها، وتصديرها.
باستخدام نظامٍ عال الأداء لالتقاط الوثائق مثل آركميت كابتشر يوظف مبدأ سير العمل، يمكن لمدراء النظام تحليل الحركة والازدحام وبناءاً عليه تعديل سير العمل بإضافة محطة واحدة للفهرسة ومحطة أخرى لإدارة الجودة، ونتيجةً لذلك مضاعفة الإنتاجية النهائية إلى 600 ملف مورد في اليوم.
عند تصميم سير العمل للمسح الضوئي يجب التأكد من أن محطات المسح الضوئي تعمل بالسرعات والسعات القصوى لها مع افتراض التحميل المستمر ووجود إجراءاتٍ احتياطية في حال الحاجة لاستبدال أي ماسحة ضوئية أو إرسالها إلى الصيانة.
الالتقاط المتوزع
لتجنب عبء نقل الوثائق إلى موقع مركزي للمسح الضوئي وتحميل خط الإنتاج الرئيسي فوق سعته، يسمح الالتقاط المتوزع بالمسح الضوئي للوثائق على اختلاف أماكنها بشكلٍ متوازٍ. وهذه الاستراتيجية مفيدةٌ جداً في حال وجود العديد من المواقع بأعدادٍ قليلة من الوثائق يمكن لماسحةٍ ضوئيةٍ مكتبيةٍ أو شبكيةٍ بسيطة أن تعالجها.
في آركميت كابتشر يمكن بسهولة إعداد الالتقاط المتوزع وإدارته بشكلٍ مركزي ومحكم كما لو كان كل شيءٍ متواجدٌ في موقعٍ واحد.
الأتمتة القصوى
يجب أن تحرص شركات المسح الضوئي على استخدام برمجيات تسمح لهم بأقصى حدٍ من الأتمتة للعمليات بهدف زيادة الإنتاجية.
يتمتع آركميت كابتشر بمجموعةٍ واسعة من مزايا الأتمتة، بدءاً من المسح الدفعي القياسي، إلى التعرف الذكي على النماذج، التعرف الضوئي على النصوص، التركيز الآلي على حقول الفهرسة، ومراحل العمل البرمجية التي يمكن توظيفها لتحقيق أي هدف.
المعالجة السريعة
بغض النظر عن الأتمتة، كلنا يعلم أن قوة المعالجة وعرض نطاق الشبكات لها حدودها القصوى، وهذا ما يجب أن تأخذه شركات المسح الضوئي في الحسبان عند تصميم المشاريع الكبرى.
تم استخدام آركميت كابتشر في بعض المشاريع هائلة الحجم مثل مشروع أرشفة 1.2 مليار وثيقة في البنك الأهلي في المملكة العربية السعودية. وقد صُمِّم آركميت كابتشر ليسمح بالتعامل مع أعداد كبيرة من الوثائق والمعالجة السريعة والاستخدام الأمثل للموارد. فعلى سبيل المثال، تم تصميم هيكلية البيانات للدفعات النشطة لتستخدم الحد الادنى من نطاق الشبكة، كما يسمح مُصمِّم سير العمل بنقل المهام التي تستهلك قوة المعالجة بشكلٍ كبير إلى حواسب مستقلة أو بتنفيذها خارج أوقات الذروة.
العمل دون أي انقطاع
الوقت من ذهب في مشاريع المسح الضوئي التي عادةً ما تتسم بمواعيد تسليم ضيقة وصارمة. أي انقطاع أو فجوة في الكفاءة يمكن له أن يكلف المتعهد الكثير من المال او حتى أن يعرض المشروع بأكمله للفشل.
تعتمد كبرى شركات المسح الضوئي والأرشفة الإلكترونية على آركميت كابتشر كنظامٍ أساسيٍ في مشاريعها وذلك لإنتاجيته العالية، ووثوقيته وقدرته على العمل دون أي انقطاع.
