ماذا تعني حوكمة المعلومات؟
تُعرَّف حوكمة المعلومات بأنها مجموعة السياسات والإجراءات والممارسات التي تستخدمها مؤسسة ما لإدارة معلوماتها، ويتضمن ذلك أنشطة مثل تصنيف المعلومات ووسمها، والتحكم في الوصول إلى البيانات الحساسة، والتأكد من أن المعلومات دقيقة ومحدّثة. كما تتضمن حوكمة المعلومات تنفيذ عمليات لإدارة دورة حياة المعلومات، من مرحلة الإنشاء والحفظ وصولاً إلى الأرشفة والتخلص منها. والهدف من حوكمة المعلومات هو ضمان إدارة معلومات المؤسسة وحمايتها بشكلٍ صحيح، واستخدامها بطريقة مسؤولة وأخلاقية.
ما هي أهمية حوكمة المعلومات؟
هنالك العديد من الجوانب لأهمية حوكمة المعلومات، أولها أنها تساعد المؤسسات على حماية معلوماتها الحساسة من الانتهاك والاختراق، فمن خلال تنفيذ السياسات والإجراءات الملائمة لحوكمة المعلومات، يمكن للمؤسسات أن تضمن تصنيف معلوماتها بشكلٍ صحيح وأن المستخدمين المصرح لهم فقط هم من يمكنهم الوصول إلى المعلومات الحساسة. ويساعد ذلك بدوره في منع الوصول غير المصرح به إلى المعلومات الحساسة وتقليل مخاطر انتهاكات البيانات والحوادث الأمنية الأخرى.
ثانياً، تساعد حوكمة المعلومات الفعالة المؤسسات على الامتثال للقوانين والأنظمة، حيث أن العديد من هذه القوانين، مثل القانون العام لحماية البيانات (GDPR) في الاتحاد الأوروبي وقانون انتقالية التأمين الطبي ومسؤوليته (HIPAA) في الولايات المتحدة، يتطلب من المؤسسات حماية المعلومات الشخصية والتأكد من التعامل معها بطريقة مسؤولة وآمنة. ومن خلال تطبيق ممارسات حوكمة المعلومات الجيدة، يمكن للمؤسسات أن تضمن امتثالها بشكلٍ أفضل لهذه القوانين واللوائح.
ثالثاً، يمكن أن تساعد حوكمة المعلومات المؤسسات على تحسين كفاءتها التشغيلية وخفض التكاليف، فمن خلال تنفيذ السياسات والإجراءات المناسبة لحوكمة المعلومات، يمكن للمؤسسات إدارة معلوماتها بشكلٍ أفضل والتأكد من تنظيمها وسهولة الوصول إليها وتحديثها، وهذا ما يساعد بدوره في تحسين التعاون والإنتاجية ويقلل من مقدار الوقت والموارد التي يتم إهدارها في إدارة المعلومات وتنظيمها.
باختصار، تعد حوكمة المعلومات مهمة لأنها تساعد المؤسسات على حماية معلوماتها الحساسة، والامتثال للقوانين والأنظمة، وتحسين كفاءتها التشغيلية.
ما دور إدارة الوثائق في حوكمة المعلومات؟
تعد إدارة الوثائق عنصراً أساسياً في حوكمة المعلومات الفعالة لأنها تساعد المؤسسات على حماية معلوماتها الحساسة والتأكد من التعامل معها بطريقة مسؤولة وآمنة.
توفر أنظمة إدارة الوثائق مثل آركميت إنتربرايز للمؤسسات مستودعاً مركزياً لتخزين وتنظيم وثائقها، مما يسهل إدارة ومراقبة الوصول إلى المعلومات المهمة. وبوجود نظام لإدارة الوثائق، يمكن للمؤسسات أن تضمن بشكلٍ أفضل تصنيف معلوماتها بشكلٍ صحيح وأن المستخدمين المصرح لهم فقط هم من يمكنهم الوصول إلى المعلومات الحساسة، وهذا يساعد بدوره في منع انتهاكات البيانات والحوادث الأمنية الأخرى ويمكن أن يساعد أيضاً المؤسسات على الامتثال للقوانين والأنظمة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تساعد أنظمة إدارة الوثائق المؤسسات على تتبع ومراجعة الوصول إلى وثائقها، مما يوفر مسار تدقيق واضح يمكن أن يكون مفيداً لأغراض الامتثال.
يدعم نظام آركميت إنتربرايز حوكمة المعلومات من خلال إجراءات أمان متقدمة، حيث تشمل الإجراءات الأساسية على تعريفات للصلاحيات على مستوى المستخدمين والمجموعات والأدوار، بالإضافة إلى سياسات الأمان التي يمكن تطبيقها على هيكلية كلمة المرور، أو عمر كلمة المرور أو تاريخ انتهاء صلاحية الحساب، أو أوقات تسجيل الدخول، أو الأجهزة أو عناوين بروتوكول الإنترنت التي يمكن تسجيل الدخول منها. كما تتوفر مسارات تدقيق كاملة لجميع أنواع أنشطة النظام بالإضافة إلى إمكانية مراقبة أنشطة محددة أو مستخدمين محددين. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لنظام آركميت إنتربرايز فرض إعدادات أمان على مستوى العناصر أو الجزئيات، سواءاً كان ذلك وثيقة، أو صفحة، أو حقل فهرسة، أو مجلد شجرة، أو تعليق، وهذا ما يوفر مستوياتٍ عالية من التحكم والتفصيل في فرض سياسات وإجراءات حوكمة المعلومات.
لمعرفة المزيد عن نظام آركميت إنتربرايز وكيف يمكنه دعم حوكمة المعلومات، تفضل بزيارة صفحة المنتج أو التواصل معنا لطلب ديمو.
