لقد أصبح من الجلي الآن، خاصةً في أعقاب التعطيلات والاضطرابات الهائلة التي سببتها جائحة كوفيد-19، أن العمل عن بُعد أصبح اليوم جزءاً من واقع سوق العمل. وأنه ليس موضةً عابرة، كما توقع البعض، بل تحوّل جوهري في الطريقة التي تعمل بها بيئات العمل العصرية.
تقدّر الإحصاءات اليوم أن 16% من كل الشركات تعمل عن بُعد بشكلٍ كامل، في حين ينخرط ما يقرب من 62% من العاملين الذين تتراوح أعمارهم بين 22 و 65 عاماً في العمل عن بُعد، من وقتٍ لآخر على الأقل.
يعكس هذا التوجه الكبير نحو نماذج العمل عن بُعد والعمل الهجين تحولاً عالمياً واسع النطاق مدفوع في المقام الأول بالتطورات التكنولوجية وتوقعات القوى العاملة المتغيرة. وتسلط هذه الاتجاهات الضوء على التغيير الجذري الذي طال طريقة أداء الأعمال والكيفية التي يوازن بها الموظفون بين العمل والحياة الشخصية.
يستكشف هذا المقال كيف يمكن للحلول الذكية أن تمكّن الشركات من التكيف مع متطلبات العصر الجديد، وضمان الإنتاجية وأمن تكنولوجيا المعلومات دون المساومة على أيٍّ منها.
تحديات العمل عن بُعد
يفرض العمل عن بُعد مجموعة فريدة من التحديات التي تحتاج الشركات للتغلب عليها.
- أمن تكنولوجيا المعلومات: يعد أمن تكنولوجيا المعلومات أحد أكبر المخاوف المرتبطة بالعمل عن بُعد. فمع إمكانية وصول الموظفين إلى بيانات الشركة الحساسة من مواقع مختلفة، وغالباً من أجهزتهم الشخصية، يزداد خطر اختراق البيانات بشكلٍ كبير. وضمان اتخاذ تدابير فعالة لحماية الأمن السيبراني في بيئة عمل لامركزية كهذه أمرٌ معقد لكن لا مفر منه.
- الافتقار للتواصل وجهاً لوجه: من التحديات الأخرى للعمل عن بُعد الافتقار للتفاعل وجهاً لوجه، والذي يمكن أن يؤثر على جوانب معينة من ديناميكيات الفريق وإمكانية التواصل. حيث يمكن أن يؤدي غياب الاجتماعات الشخصية على سبيل المثال، من الناحية النظرية على الأقل، إلى نشوء حالات سوء فهم وشعور بالعزلة بين أعضاء الفريق.
- صعوبات الإدارة وكفاءة سير العمل: يفرض العمل عن بُعد أيضاً تعقيداتٍ مرتبطة بالإدارة وسير العمل. حيث يتطلب الإشراف على الفرق العاملة عن بُعد والحفاظ على كفاءة سير العمل الاستعانة باستراتيجياتٍ وأدواتٍ جديدة. ويحتاج المديرون إلى إيجاد طرق مبتكرة للحفاظ على تناغم وتحفيز وإنتاجية فرقهم خارج منظومة المكتب التقليدي.
- تتبع المشاريع والمسؤوليات: وأخيراً، يصبح تتبع التقدم المحرز في المشاريع وتنفيذ المسؤوليات أكثر صعوبة. فدون الإشارات المادية والتحديثات التلقائية التي تتسم بها بيئة المكتب، فإن ضمان بقاء الجميع على اطلاع والوفاء بالمواعيد النهائية يتطلب الاستعانة بأدوات إدارة وإبلاغ مبتكرة.
الآثار المترتبة على عدم كفاءة العمل عن بُعد
يمكن أن يكون لنماذج العمل عن بُعد غير الفعالة عواقب بعيدة المدى على الشركات.
- عدم الكفاءة: وفقاً لمسح أجرته جامعة ستانفورد، أفاد حوالي 51% فقط من العاملين (معظمهم من المديرين والمحترفين والموظفين الماليين) أنهم قادرون على العمل من المنزل بمعدل كفاءة يبلغ 80% أو أكثر. بمعنى آخر، يمكن أن تنخفض الإنتاجية في بيئات العمل عن بُعد دون وجود استراتيجيات فعالة والأدوات المناسبة. حيث يمكن أن تستغرق المهام وقتاً أطول لإنجازها ويؤدي غياب بيئة عمل منظمة إلى زيادة التشتيت والمماطلة.
- الافتقار للإدارة والإشراف الفعال: قد يعاني المديرون من صعوبة الإشراف على بيئات العمل عن بُعد. وغياب الإشراف المباشر يمكن أن يجعل من الصعب التأكد من قيام أعضاء الفريق بالمهام الموكلة لهم وتحقيق أهدافهم المتعلقة بالأداء. ويمكن أن يؤدي هذا الافتقار إلى التحكم الفعال أيضاً إلى التأثير سلباً على تماسك الفريق والمساءلة.
- خروقات أمن تكنولوجيا المعلومات: كما أوضحنا سابقاً، فإن من أهم عواقب العمل عن بُعد هي زيادة مخاطر انتهاكات أمن تكنولوجيا المعلومات. حيث غالباً ما تفتقر بيئات العمل عن بُعد غير الفعالة إلى التدابير الأمنية المناسبة، مما يجعل البيانات الحساسة عرضة للتهديدات السيبرانية. ويمكن أن يؤدي هذا الافتقار للحماية إلى تعريض بيانات الشركة وسمعتها وامتثالها للوائح حماية البيانات للخطر.
يتطلب التغلب على هذه التحديات بشكلٍ فعال الاستعانة بمنصات تعاون ذكية مثل تراسل. إذ تم تصميم هذا النظام المتطور بهدف تحسين بيئات العمل متعددة المواقع من خلال تمكين بيئة عمل خالية من الورق وتعزيز إمكانات العمل عن بُعد في نفس الوقت. من خلال استخدام نظام “تراسل”، يمكن للشركات إدارة المراسلات والاجتماعات والمهام بكفاءة عالية مع ضمان تبسيط العمليات في بيئات العمل الهجينة وتلك العاملة عن بُعد بشكلٍ كامل.
نظرة عامة على نظام “تراسل”
يبرز نظام “تراسل” على شكل حلٍ مبتكر للعمل عن بُعد، قائم على الويب ومتعدد اللغات مع قابلية توسيع عالية، وهو مصمم لتلبية المتطلبات الديناميكية لأماكن العمل العصرية. وتتجلى تعددية استخداماته في الحزمة المتكاملة من الحلول التي يقدمها والتي تتعامل ببراعة مع كل جوانب العمل بدءاً من المراسلات الإدارية وصولاً إلى الإدارة الشاملة للمهام والاجتماعات.
يكمن سر جاذبية نظام “تراسل” في قدرته على تسهيل العمل عن بُعد. فمن خلال تطبيقات الهاتف الذكي يمكن للمستخدمين إدارة مهام عملهم بسهولة بغض النظر عن موقعهم الجغرافي. وتعتبر هذه الميزة محورية في بيئات العمل المرنة والمتنقلة التي يتزايد انتشارها اليوم، فهي تسمح بالتنقل السلس بين بيئات العمل المختلفة.
تم تصميم تجربة المستخدم في نظام “تراسل” مع مراعاة أدق التفاصيل لضمان تعزيز الإنتاجية والتركيز. حيث تعمل واجهته سهلة الاستخدام على تبسيط إدارة المهام وتسهل على المستخدمين تحديد أولويات عملهم والتعاون فيما بينهم بشكلٍ فعال. ويعد هذا النهج المبسط مفيداً للغاية في تقليل عوامل التشتيت وعدم الكفاءة الشائعة في بيئات العمل عن بُعد.
إن مرونة نظام “تراسل” تجعله أداةً لا غنى عنها في مختلف القطاعات، الحكومية منها والخاصة. سواءً كان الأمر يتعلق بإدارة سير العمل الداخلي أو التنسيق مع أصحاب المصلحة الخارجيين، يقدم نظام “تراسل” حلاً شاملاً يتكيف مع الاحتياجات الفريدة لكل قطاع.
أهم المزايا المفيدة للعمل عن بُعد
تم تجهيز نظام “تراسل” بمجموعة من الميزات المصممة خصيصاً لدعم وتعزيز العمل عن بُعد. تعمل هذه الميزات على تبسيط مهام العمل المختلفة مع ضمان الحفاظ على الأمن والكفاءة في بيئات العمل عن بُعد:
- إدارة المراسلات: أحدث “تراسل” ثورة في الطريقة التي تتعامل بها المؤسسات مع المراسلات والاتصالات الرسمية من خلال لوحة تحكم المراسلات المبتكرة التي يوفرها النظام. فهو يقوم بأتمتة وتبسيط عمليات المراسلات، مما يسمح بالتعامل السريع والفعال مع البريد والمذكرات وأشكال الاتصالات الرسمية الأخرى الواردة والصادرة. وتساعد أتمتة العمليات هذه على توفير الوقت كما تقلل من احتمالية حدوث الأخطاء البشرية.
- ادارة المهام: يتميز “تراسل” أيضاً بإمكاناته التعاونية لإدارة المشاريع والحالات من خلال إدارة المهام. حيث يمكن للمستخدمين بسهولة إنشاء المهام وتحديث التقدم وتحميل المرفقات. وتدعم هذه الميزة خلق بيئة تعاونية يمكن فيها لأعضاء الفريق تتبع التقدم بشفافية والمساهمة في تعزيز المساءلة والإنتاجية في بيئات العمل عن بُعد.
- إدارة الاجتماعات: يتفوق “تراسل” في تنظيم الاجتماعات المثمرة. حيث تضمن إمكانية الإدارة المتقدمة لجداول الأعمال، وإمكانيات الجدولة وإنشاء التقارير التلقائية أن تكون الاجتماعات جيدة التنظيم وموجهة نحو تحقيق نتائج. ومن خلال تبسيط سير عمل الاجتماعات، يساعد “تراسل” الفرق على التركيز على البنود والقرارات القابلة للتنفيذ بدلاً من التركيز على التفاصيل الإدارية.
- الإدارة وإعداد التقارير: يصبح تتبع تقدم سير العمل أسهل بكثير بفضل التقارير التحليلية القابلة للتخصيص وإمكانية الإدارة المتقدمة للمستخدمين التي يوفرها “تراسل”. وتوفر هذه الأدوات للمديرين رؤى عميقة حول أداء الفريق وكفاءة سير العمل، مما يتيح لهم التخطيط الاستراتيجي الفعال واتخاذ قراراتٍ مستنيرة.
- الأمن والموثوقية: فيما يتعلق بالأمن، يقدم “تراسل” مجموعة من التدابير الأمنية الشاملة بما في ذلك المصادقة بالتواقيع الرقمية، التي تضمن سلامة البيانات والامتثال للمعايير التنظيمية. ويعد هذا الجانب بالغ الأهمية بشكلٍ خاص في بيئات العمل عن بُعد حيث تشكل قابلية اختراق البيانات مصدر قلق. لكن مع “تراسل”، يمكن للمؤسسات أن تكون واثقة من أن بياناتها آمنة وعملياتها متوافقة مع اللوائح المطلوبة.
مواجهة تحديات العمل المستقبلية مع “تراسل”
يبدو أن التوجه المستمر نحو العمل عن بُعد سيكون تحولاً دائماً في أنماط العمل التقليدية. لذلك يجب على المؤسسات أن تدرك المخاطر والمزايا التي ينطوي عليها هذا التحوّل، وأن تكيف بنيتها التحتية لتكنولوجيا المعلومات لتكون مستعدة لما يحمله المستقبل.
يساعد استخدام حل مثل “تراسل” في الحد من مثل هذه المخاطر وتمكين المؤسسات من تحقيق الاستفادة الكاملة من مزايا العمل عن بُعد في الوقت نفسه.
احجز عرض توضيحي اليوم لتتعرّف أكثر على ما يمكننا تقديمه لك!
