أصبحت أرشفة البيانات غير المهيكلة حاجةً أساسية لدى العديد من الشركات في مختلف القطاعات. نسلط الضوء في هذا المقال على هذه الحاجة ونستعرض السبل التي يمكن من خلالها لبرنامج آركميت كابتشر المساعدة.
تولد المؤسسات باستمرار كمياتٍ هائلة ومتزايدة من البيانات التي تتألف من بيتابايتات من البيانات والمليارات من الملفات. ويتعيّن على العديد من المؤسسات الاحتفاظ بجزء كبير من تلك البيانات لأغراض الامتثال التنظيمي، وهذا ما يتم عادةً عبر عملية أرشفة المعلومات التي تُعنى بما يلي:
- رقمنة البيانات الورقية باستخدام الماسحات الضوئية وبرامج المسح الضوئي.
- استيراد البيانات الرقمية مثل المستندات الإلكترونية والبيانات الإلكترونية من التطبيقات القديمة.
- معالجة البيانات لاستخراج المعلومات الأساسية المستخدمة في الفهرسة لتسهيل البحث عنها واسترجاعها عبر واجهات مخصصة.
- إدارة النسخ الاحتياطي وتخزين البيانات والجداول الزمنية للاحتفاظ بها وتفريغ البيانات القديمة في وسائل التخزين البارد.
يقدر الخبراء أن ما يقرب من 80% من البيانات المؤسسية غير مهيكلة، أي لم يتم هيكلتها بطريقة معرّفة مسبقاً.
وحتى وقتٍ قريب، كانت أرشفة المعلومات محدودة للغاية فيما يتعلق باستخراج المعلومات من البيانات غير المهيكلة. وفي كثير من الأحيان، كان من المكلف وغير المبرر إنفاق المزيد من الوقت والموارد على استخراج أكثر من مجرد البيانات الوصفية الأساسية. وعلى الرغم من أن التعرّف الضوئي على الأحرف للنصوص الكاملة وفهرستها كان شائعاً إلا أن القليل جداً من الشركات استطاع توظيفه والاستفادة منه.
إلا أن ذلك يشهد تغيراً سريعاً حيث برزت في الوقت الحالي حاجة متزايدة لتحقيق استفادة أكبر من البيانات غير المهيكلة، وتدفعها عوامل متعددة مثل:
- زيادة في متطلبات الامتثال للاحتفاظ بسجلات مفصلة لكل شيء والقدرة على استخراج المعلومات وتقديمها بطريقة سهلة بدلاً من سحب آلاف الصفحات ومراجعتها يدوياً.
- بدأت الشركات تدرك أن هناك فرص هائلة غير مستغلة في كل تلك البيانات غير المهيكلة لاستخراج استنتاجات ومعلومات لا حصر لها لا تخدم الامتثال التنظيمي فحسب بل تساعد أيضاً على تقليل التكاليف وزيادة الإيرادات وتحسين تجربة العملاء.
- شهدت التكنولوجيا تقدماً كبيراً في قدرات معالجة البيانات غير المهيكلة – من التعرف الذكي على المستندات الممسوحة ضوئياً في حالة المستندات الورقية وصولاً إلى معالجة اللغة الطبيعية والتعلم الآلي والذكاء الاصطناعي في التعامل مع المحتوى.
- مع تحوّل الكثير من وحدات التخزين البارد حالياً إلى السحاب، أصبح بالإمكان الآن ربط أرشيفات المؤسسات بسهولة بالتطبيقات المباشرة عبر واجهات برمجة تطبيقات أو الحصول عليها كخدمة.
فيما يتعلق بالمستندات غير المهيكلة الممسوحة ضوئياً، يوفر برنامج آركميت كابتشر إمكانية التعرّف الذكي على محتوى المستندات مدعوماً بالعديد من خيارات الضبط المتقدمة. ومن خلال استخدام ميزة المناطق الذكية في آركميت كابتشر يمكن للبرنامج الكشف عن المستندات بناءاً على الشكل أو الأنماط ومعالجتها وفقاً لذلك. كما يمكنه استخراج المعلومات الأساسية في المستندات والتقاطها بطرق مختلفة، منها على سبيل المثال:
- العثور على التواريخ والمبالغ واستخلاصها بغض النظر عن تنسيقها.
- استخلاص أسماء الأشخاص والكيانات ومطابقتها مع قوائم معرّفة مسبقاً.
- العثور على كلمات تطابق قواميس معرّفة مسبقاً.
- تحديد كلمات وتسلسلات محيطة بالمعلومات الأساسية لاستخراجها، مثل الطرف الأول والطرف الثاني في نص اتفاقية.
- اكتشاف سلاسل نصوص معقدة باستخدام أداة ريجيكس، مثل أرقام الحسابات التي تبدأ بالبادئة DXB-00 وتتألف من 10 أرقام.
يوفر برنامج آركميت كابتشر إمكانية تنفيذ مثل هذه العمليات بسهولة وبغض النظر عن حجم البيانات مع المحافظة على سرعة الأداء والجودة في نفس الوقت، وباستخدام خطط سير العمل القابلة للبرمجة في آركميت كابتشر يمكنك تحقيق ما يلي:
- أتمتة كافة عمليات مسح المستندات ضوئياً وتصنيفها وتحسين جودة الصور واستخراج البيانات ومراقبة الجودة وتنفيذها على محطات عمل متعددة يمكن إدارتها من لوحة تحكم وإدارة مركزية تتيح أفضل إدارة واستخدام للموارد مثل قوة المعالجة والتخزين.
- إرسال المستندات إلى محطات عمل مستقلة لاستخراج النص الكامل حيث يمكن تشغيل هذه المحطات وفق جداول زمنية منفصلة خارج أوقات الذروة ويمكنها توجيه مخرجاتها إلى تطبيقات خارجية تقوم بمعالجة وتحليل إضافي للنص المستخرج.
- قياس مستويات الثقة في البيانات المستخرجة وإدارتها لتحديد كل ما لا يرتقي لمعيار محدد لتتم مراجعته يدوياً.
- برمجة خطوات مخصصة للربط بأنظمة أخرى وجلب بيانات من شأنها أن تساعد في العملية.
- القدرة على معالجة كميات ضخمة من المستندات الممسوحة ضوئياً بشكلٍ يومي وتحقيق أعلى معدل إنتاجية ممكن بفضل بنية ومعمارية برنامج آركميت كابتشر المحسّنة.
