لمخاطبة تحديات أكاديمية العلوم الشرطية بالشارقة، قامت شركة إن في إس سوفت بتقديم حلٍّ يتألف من نظام تراسل لإدارة المراسلات ونظام آركميت إنتربرايز لإدارة الوثائق، وتطبيق هذا الحل في بيئةٍ افتراضية.

وبالإضافة إلى هذين المنتجين، قامت شركة إن في إس سوفت بتحقيق التكامل مع نظام إدارة الموارد البشرية المستخدم من قبل الأكاديمية، والذي يعمل مركزياً في كافة الجهات التابعة لحكومة الشارقة. وكان الغرض من هذا التكامل هو تحديث الهيكل التنظيمي ومسميات الوظائف والأدوار والمسؤوليات بشكلٍ لحظي كي تنعكس أي تعديلات يتم إجراؤها على نظام إدارة الموارد البشرية بشكلٍ فوري.

باستخدام نظام تراسل أصبح من السهل إضافة قوالب ونماذج وتحديث وإضافة عمليات جديدة دون الحاجة لمعرفة تقنية متقدمة.

تم توفير التواقيع الرقمية لتوقيع المراسلات الخارجية والمذكرات الداخلية والتعاميم.

مكنت ميزة البحث في كامل النص الأكاديمية من البحث في محتوى كل الاتصالات المباشرة والمؤرشفة باللغتين العربية والإنجليزية.

كما تم ضبط نظامي تراسل وآركميت إنتربرايز ليتكاملا مع خدمة مايكروسوفت آكتيف دايركتري مما أتاح إمكانية التسجيل الموحد لأكثر من 200 مستخدم في الأكاديمية.

جرت عملية الانتقال بسلاسة وكانت أكاديمية العلوم الشرطية بالشارقة قادرة على تلمس ميزات الحل الجديد فور تطبيقه. ومنذ دخول الحل الجديد حيز التنفيذ في سبتمبر 2014، نجحت الأكاديمية في الوصول إلى بيئة عملٍ خاليةٍ تماماً من الورق ولم تعد هناك حاجة للأرشفة اليدوية.

تمكنت الأكاديمية من توحيد نظام الترقيم لديها لتجنب التكرار والارتباك، بالإضافة إلى توحيد القوالب والترويسات والتذييلات.

حققت الأكاديمية هدفها الرئيسي وهو إضافة العمليات والاتصالات إلى هيكلها التنظيمي في الوقت الفعلي، وتتبع سجل كل الاتصالات وتنفيذ الإجراءات وعمليات المراجعة من داخل النظام دون الحاجة لإجراء مكالمات هاتفية.

كما تمكنت الأكاديمية أيضاً من ضبط إعدادات النظام بنفسها لإضافة قوالب جديدة وإجراءات مخصصة لسجلات الورديات وشهادات الرواتب وطلبات صرف المواد، حيث تخطط الأكاديمية لإضافة المزيد في المستقبل.