تتألف الشركة الوطنية للخدمات الجوية (ناس القابضة) من: طيران ناس، أول شركة طيران سعودية اقتصادية، والتي بدأت عملياتها في 2007 من مقرها في الرياض وتخدم وجهات في جميع أنحاء الشرق الأوسط وآسيا وأوروبا؛ “ناس جيت”، مزود خدمات الطيران الخاص، والمتخصص في إدارة واستئجار الطائرات النفاثة للشركات؛ و “ناس تِك” أحد مزودي خدمات صيانة واصلاح وتجديد الطائرات والذي يلبي احتياجات قطاع الطائرات ذات الممر الواحد وطائرات رجال الأعمال.
تشغل طيران ناس أسطولاً من طائرات إيرباص A320-200، وبوينج 737-800، وإمبراير 190/195. وقد حصلت شركة الطيران على جائزة “أفضل شركة طيران سعودية” لعام 2012 من مجلة أرابيان بيزنس الشرق الأوسط لمساهماتها الشاملة في القطاع وتحسين الخدمات مثل تسجيل الوصول عبر الإنترنت وتصاريح الصعود عبر الأجهزة المحمولة.
تعرف على تجربة ناس القابضة مع حلول شركة إن في إس سوفت.
مع النمو المتسارع في الأعمال والعمليات، كانت ناس القابضة تنمو أيضاً كفريق وشبكة أعمال. ونتيجة لذلك، كانت وظائف الموارد البشرية وإدارة العقود وتكنولوجيا المعلومات تحتاج إلى مزيد من الأتمتة والتنظيم. كان لدى قسم الموارد البشرية أكثر من 10,000 ملف يحتوي على أكثر من مليون صفحة بأحجام وأشكال مختلفة باللغتين الإنجليزية والعربية بما في ذلك شهادات طيران هامة، وكلها تحتاج إلى رقمنة وفهرسة خلال زمن قياسي لا يتعدى 45 يوماً. ومن ثم كانت هناك حاجة لإدخال الوثائق الرقمية إلى نظام إدارة المستندات الذي كان سيتم تثبيته أيضاً في الإدارات الأخرى لضمان رقمنة كل ورقة يتم إنتاجها أو تلقيها في الوقت المناسب. الإدارات المشاركة في إدارة الوثائق الإلكترونية هي: صيانة المقصورة، إدارة العقود، مكتب إدارة مشاريع طيران ناس، تكنولوجيا المعلومات، القسم القانوني، المواد، الموارد البشرية، طيران ناس، قسم الموارد البشرية في ناس تِك، ناس لمساندة المشاريع التشغيلية، التخطيط، مكتب الرئيس، المشتريات، المكتبة التقنية، والعقود الفنية.
ولزيادة تبسيط العمليات في الوظائف الثلاث المذكورة أعلاه، أرادت ناس القابضة تشغيل نظام لأتمتة العمليات التجارية لأتمتة وتعيين العمليات التجارية لإدارة العقود والطلبات المقدمة إلى قسم تكنولوجيا المعلومات. والذي يتطلب أيضاً التكامل مع نظام تخطيط موارد المؤسسة الذي يأتي ضمن برمجيات أوراكل فايننشلز، لضمان الاتساق والدقة في البيانات على مستوى كل الأنظمة.
تضمن الحل الذي استخدمته موزع شركة إن في إس سوفت في المملكة ثلاثة أنظمة من شركة إن في إس سوفت: نظام آركميت إنتربرايز لإدارة الوثائق، ونظام آركميت كابتشر عالي الأداء لالتقاط الوثائق، ونظام آركميت إيزي فلو لإدارة سير، بالإضافة إلى خدمات مهنية للتشغيل والتكامل والتدريب.
يشكّل إجراء المسح الضوئي والفهرسة لأكثر من مليون صفحة خلال 45 يوماً تحدياً كبيراً لذا تم استخدام نظام آركميت كابتشر لإنشاء مخطط سير عمل للمسح الضوئي يتألف من مراحل يدوية وتلقائية للمسح، وتحسينات الصور، والتعرّف على النماذج، وسحب البيانات ذات الصلة من نظام تخطيط موارد المؤسسة بشكلٍ تلقائي، والفهرسة وإدخال البيانات، والتصدير وفق قواعد محددة إلى نظام آركميت إنتربرايز لإدارة الوثائق.
تم استخدام ماسحات ضوئية عالية الإنتاجية من طراز Kodak i3200 بسرعات تصل إلى 50 صفحة في الدقيقة، وتم استخدام فواصل الباركود للفهرسة والتصنيف الآلي.
أتاح نظام آركميت كابتشر إمكانية محاكاة مستوى الإنتاجية الأمثل وإصدار تقارير إنتاجية لتحليل الكفاءة.
تم إجراء عملية المسح الضوئي في مباني الشركة أثناء ساعات العمل، مما حقق سرعة إنتاجية عالية تصل إلى 50,000 صفحة يومياً. كما تم إجراء العمليات مثل تحسين الصور وإدخالها في نظام آركميت إنتربرايز على خادم معالجة يعمل على مدار 24 ساعة طوال أيام الأسبوع باستخدام نظام آركميت كابتشر لتخفيف الضغط على الشبكة ومحطات العمل خلال ساعات الذروة.
تم تثبيت نظام آركميت إنتربرايز لإدارة الوثائق في المؤسسات والقائم على الويب في مختلف إدارات ناس القابضة، مما وفّر مستودعاً مركزياً للوثائق قابل للتوسيع ويتمتع بوصول آمن عبر واجهة سهلة الاستخدام باللغتين الإنجليزية والعربية. كما تم تثبيت ميزات إضافية مثل تكامل الدليل النشط، والبريد الإلكتروني الداخلي، والتوقيعات الرقمية، وتكامل حزمة مايكروسوفت أوفيس، وخطة التعافي بعد الكوارث، وإمكانية تشغيل خوادم متعددة، واستيراد البيانات، ومعالِجات ترحيل البيانات لمنح ناس القابضة أعلى مستوى تحكم في بياناتها.
وبالتوازي مع عملية المسح الضوئي وتثبيت نظام آركميت إنتربرايز كان يتم أتمتة عمليات إدارة العقود في ناس القابضة باستخدام نظام آركميت إيزي فلو من خلال أداة متقدمة لتصميم العمليات، وتم تصميم النماذج الإلكترونية ودمجها مع رسائل البريد الإلكتروني بحيث يمكن للمستخدمين العمل على مهامهم من داخل برنامج مايكروسوفت أوتلوك. كما تضمن نظام إدارة العقود المصمم باستخدام آركميت إيزي فلو أيضاً التوقيعات الرقمية، والتحكم في الإصدارات، ومقارنة ملفات مايكروسوفت وورد، والتكامل مع أوراكل فايننشلز، وإدخال العمليات المكتملة بجميع المعلومات والمرفقات ذات الصلة في نظام آركميت إنتربرايز لإدارة مستندات الشركات.
كما تم استخدام نظام آركميت إيزي فلو أيضاً لأتمتة كل الطلبات إلى قسم تكنولوجيا المعلومات، وباستخدام التوقيعات الرقمية والتكامل مع خدمة مايكروسوفت آكتيف دايركتري.
بفضل الحل المتكامل الذي تم تنفيذه وتسليمه في وقت قياسي، والتدريب العملي المقدم للفريق المسؤول عن إدارة الأنظمة، تمكنت ناس القابضة من حصد المنافع على الفور.
كان الحل فعالاً من حيث التكلفة الإجمالية للملكية بالإضافة إلى تحسين وأتمتة العمليات القائمة على الورق لمختلف إدارات وأقسام ناس القابضة.
كما أن توفر مستودع مركزي وآمن وقابل للتوسعة للوثائق ساعد على تلبية المتطلبات التنظيمية ومتطلبات الامتثال وسهّل إمكانية استرجاع المعلومات والتقارير الموثوقة.