مجموعة الخليج للتأمين التي يقع مقرها في دولة الكويت هي شركةٌ مساهمةٌ عامةٌ تأسست في العام 1962 وتتألف بشكلٍ أساسيٍ من شركة الخليج للتأمين وإعادة التأمين، وهو اسمٌ معروفٌ لدى الجميع لكافة أنواع متطلبات التأمين وتعتبر أكبر شركة تأمين في الكويت من حيث إجمالي الأقساط المكتتبة والاقساط المحتفظ بها في قطاعات التأمين المختلفة مثل التأمين على الحياة والتأمين الطبي والتأمين على المركبات.
تفخر مجموعة الخليج للتأمين بكونها رائدةً في قطاعها في توظيف التكنولوجيا لتقديم أفضل الخدمات. بدءاً من استخدام البرمجيات المتطورة التي تدعم عمل مكاتبها الخلفية، وصولاً إلى كونها أول شركة تتيح شراء المنتجات التأمينية عبر الإنترنت والهواتف الذكية، لم تدّخر مجموعة الخليج للتأمين أي جهدٍ في استخدام التكنولوجيا لصالحها ولصالح عملائها.
ولم يستثني ذلك معالجة مطالبات التأمين إذ حرصت مجموعة الخليج للتأمين على أتمتة تلك العمليات منذ زمنٍ مبكر مع رؤيةٍ متكاملةٍ لأثرها المحتمل للحد من نفقات تعديل الخسائر وزيادة رضا العملاء والاحتفاظ بهم.
دخلت مجموعة الخليج للتأمين في شراكة مع شركة إن في إس سوفت لأتمتة معالجة مطالباتها التأمينية ورقمنة أرشيفات المستندات التي يعود تاريخها لعقود.
تعرف على تجربة مجموعة الخليج للتأمين مع حلول شركة إن في إس سوفت.
أدركت مجموعة الخليج للتأمين سريعاً حاجتها إلى التخلص من عملياتها اليدوية التي أصبحت غير مستدامة وعرضةً لمجموعة متنوعة من المخاطر. وكان الوقت المستغرق لاتخاذ القرار على وجه الخصوص عاملاً أساسياً للسيطرة على الوضع حيث كان له ارتباطٌ مباشرٌ بارتفاع نفقات تعديل الخسائر، وبالتالي كانت مجموعة الخليج للتأمين بحاجة إلى حلٍ فعالٍ لمعالجة المطالبات يساعدها على معالجتها بشكلٍ أسرع ويمنحها رؤيةً أفضل وإمكانية إعداد تقارير وتحليلات لدورة حياة المطالبات وذلك لمساعدتها على تحسين الأداء وتحسين تجربة العملاء والحد من المخاطر.
نظراً لكون مجموعة الخليج للتأمين تقدم خدماتها منذ الستينيات، كانت أرشيفاتها الورقية القديمة والحديثة ضخمةٌ جداً. ولم يقتصر الأمر على شَغلِها لمساحةٍ كبيرةٍ فحسب، بل كانت عرضةً لمخاطر التلف والفقدان، ولم تكن هناك طريقةٌ سهلةٌ أمام مجموعة الخليج للتأمين لتحديد موقع أي معلومة. كانت مجموعة الخليج للتأمين بحاجة إلى رقمنة هذه الأرشيفات بوتيرةٍ سريعةٍ جداً وأن تكون بياناتها متاحةً جنباً إلى جنب مع المستندات التي يتم إنشاؤها حديثاً.
كانت مجموعة الخليج للتأمين تستخدم نظام ميدنيكست+ المبني على قاعدة بيانات أوراكل كنظامٍ أساسيٍ لعملياتها في التأمين الصحي. ولضمان فعالية أي نظامٍ في معالجة المطالبات وإغلاق ثغرات التشغيل والإبلاغ، كان لابد له أن يتكامل بشكلٍ وثيقٍ ولحظي مع نظام التأمين المستخدم.
سعت مجموعة الخليج للتأمين بشكلٍ أساسيٍ إلى الحفاظ على مكانتها وسمعتها بصفتها رائدةً في استخدام التكنولوجيا، وبالتالي كانت بحاجةٍ إلى شريكٍ جديرٍ بالثقة يتمتع بالخبرة والإمكانيات المناسبة لتحقيق النتائج المرجوّة.
قدمت شركة إن في أس سوفت الكويت حلاً يتضمن نظام معالجة مطالبات مخصص ومتكامل تماماً مع نظام التأمين الأساسي لمجموعة الخليج للتأمين، ونظام آركميت إنتربرايز لإدارة الوثائق باعتباره المستودع والعمود الفقري للنظام، بالإضافة إلى تقديمها لخدمات الأرشفة باستخدام إمكانات المسح الضوئي عالية الإنتاجية من آركميت إنتربرايز.
تم بناء حل معالجة المطالبات بسرعة وبشكلٍ يطابق عمليات مجموعة الخليج للتأمين مع ضمان توفر معالجةٍ مركزيةٍ تُركِّز على الاستثناءات ومن شأنها فصل المطالبات المرفوضة بسهولة وتقليل أوقات المراجعة والحد من عمليات إدخال البيانات والتدقيق غير الضرورية للمطالبات.
يضمن التكامل مع نظام التأمين الأساسي ميدنيكست+ أن كلا مخططي سير عمل معالجة المطالبات في النظامين مرتبطان ببعضهما البعض بشكلٍ وثيق وأن مجموعة الخليج للتأمين تملك إمكانية الوصول إلى بياناتٍ موحّدةٍ للعملاء والمطالبات، بالإضافة إلى تقارير وتحليلاتٍ شاملةٍ حول الأداء وإدارة المخاطر.
قامت شركة إن في إس سوفت الكويت بإعداد خط إنتاجٍ عالي الأداء في الموقع لتنفيذ عمليات الأرشفة يتضمن مراحل المسح الضوئي والفهرسة ومراقبة الجودة وذلك لإكمال رقمنة أرشيفات مجموعة الخليج للتأمين خلال وقتٍ قصيرٍ وبالتوازي مع تطبيق الحل الجديد.
بفضل نظام معالجة المطالبات الجديد، تمكنت مجموعة الخليج للتأمين من أتمتة عملياتها بالكامل ومعالجة المطالبات بشكلٍ أسرع بكثير مما ساعدها على تحسين تجربة عملائها وتقليل الخسائر وعمليات الاحتيال في المطالبات.
شهدت مجموعة الخليج للتأمين زيادةً فوريةً في إنتاجية الموظفين حيث ألغى نظام معالجة المطالبات الحاجة لإدخال البيانات وقام تلقائياً بفصل المطالبات المرفوضة، مما خفف من ضغط عملهم وساعدهم على التركيز أكثر على إدارة الاستثناءات والإبلاغ عن المعاملات الخطرة أو الاحتيالية.
تتمتع مجموعة الخليج للتأمين باطلاعٍ كاملٍ على كافة عملياتها عبر مختلف الأقسام وعلى مستوى كل مراحل دورة حياة المطالبات التي يتم معالجتها، والذي يتم استكماله وتحسينه من خلال التكامل مع نظام التأمين الأساسي لإعداد التقارير والتحليلات الموحّدة. وقد ساعد ذلك مجموعة الخليج للتأمين على اكتساب رؤىً جديدة لتحسين عملياتها وأدائها ورضا العملاء والاحتفاظ بهم.
كانت عملية رقمنة الأرشيف تعمل بكفاءةٍ عالية وبأحجامٍ كبيرة وتمكنت من تحقيق مستويات إنتاجيةٍ مستقرة تقارب المليون صفحة يتم مسحها ضوئياً وفهرستها وإصدارها شهرياً.
باستخدام نظام آركميت إنتربرايز لإدارة الوثائق باعتباره العمود الفقري والمستودع لجميع المطالبات التي تمت معالجتها بالإضافة إلى البيانات القديمة الصادرة عن خدمة الأرشفة، أصبحت مجموعة الخليج للتأمين تملك كل بياناتها في متناول يدها وقادرةً على الوصول إليها والبحث فيها بكل سهولة.