تشتهر الدرعية بكونها جوهرة المملكة، وهي أحد مواقع التراث العالمي المدرجة في قائمة اليونسكو، ورمزٌ للتاريخ الغني للمملكة العربية السعودية، ومحميةٌ للإرث الوطني المحفوظ في متاحفٍ في الهواء الطلق. وتم تفويض هيئة تطوير بوابة الدرعية للحفاظ على هذا المعلم البارز والاحتفاء به وتطويره ليصبح وجهةً عالمية.
يكلِّف هذا التفويض هيئة تطوير بوابة الدرعية بمجموعةٍ متنوعةٍ من المسؤوليات، فعلى سبيل المثال، تتولى الهيئة المسؤولية الكاملة عن استضافة الفعاليات والترحيب بزوار الموقع الرسميين ومن العامة والتأكد من جعل زياراتهم تجارب إيجابية.
وعلى ذات القدر من الأهمية، تعمل هيئة تطوير بوابة الدرعية عن كثب مع عددٍ متزايدٍ من الموردين ومزودي الخدمات للحفاظ على الموقع وتطويره والحفاظ على جاذبيته ومكانته العالمية كموقع للتراث العالمي.
ولتلبية مثل هذه المسؤوليات يجب على هيئة تطوير بوابة الدرعية أن تتحلى بالمرونة وأن تستجيب بسرعةٍ للتحدّيات اليومية. دخلت هيئة تطوير بوابة الدرعية في شراكة مع شركة إن في إس سوفت للارتقاء إلى مستوى هذا التحدّي وبناء بيئة عملٍ عالية الكفاءة وخاليةٍ من الورق باستخدام أحدث الحلول لأتمتة العمليات والمراسلات وإدارة المستندات.
تعرف على تجربة هيئة تطوير بوابة الدرعية مع حلول شركة إن في إس سوفت.
كانت هيئة تطوير بوابة الدرعية بحاجةٍ إلى حلٍ لأتمتة خطوات الزيارات الرسمية وطلبات إقامة الفعاليات. كانت العملية السابقة يدوية ومنهِكة وتتطلب من المعتمدين التواجد في الموقع طوال الوقت. بالإضافة إلى ذلك، كان من الصعب تتبع حالة الزيارات الفعلية واستطلاع آراء الزوار للحصول على ملاحظاتهم ومقترحاتهم مع عدم وجود نظامٍ آلي معمول به.
واجه القسم المالي صعوبةً في إدارة ردود الموردين على طلبات تقديم العروض وطلبات عروض الأسعار. وكان من الصعب تتبع العدد الكبير من العطاءات الواردة وكل المراسلات وعمليات المراجعة والموافقة المرتبطة بها. بالإضافة إلى ذلك، كان هناك العديد من اللجان لمراجعة وتقييم العطاءات مما زاد من تعقيد التحدّي. لذلك كانت هيئة تطوير بوابة الدرعية بحاجة إلى حلٍ شاملٍ وآمنٍ لأتمتة جميع عمليات إدارة العطاءات واللجان.
لم يكن الحال في الحسابات الدائنة لدى القسم المالي أفضل بكثير مع تلقيهم لمئات الفواتير بشكلٍ يومي. وبوجود مستويات متعددة من الموافقات التي لا تشمل القسم المالي فحسب بل أيضاً وحدة الأعمال المعنية، كان من الصعب الاستمرار بإتمام العمل بشكلٍ يدوي. لذا كانت هيئة تطوير بوابة الدرعية بحاجة إلى حلٍ شاملٍ لأتمتة التعامل مع الحسابات الدائنة من لحظة استلام فاتورة المورد إلى لحظة إتمام الدفع من قبل أمين الصندوق.
قدمت شركة إن في إس سوفت من خلال وكيلها في السعودية حلاً متكاملاً قائماً على منصة آركميت ويتضمن نظام آركميت إيزي فلو لأتمتة سير الأعمال، ونظام آركميت إنتربرايز لإدارة الوثائق ونظام تراسل لإدارة المراسلات.
تم في وقتٍ قياسيٍ تصميم تطبيقات أعمالٍ مصممةٍ خصيصاً لإدارة العطاءات وإدارة الزيارات وأتمتة الحسابات مستحقة الدفع على منصة أتمتة سير الأعمال آركميت إيزي فلو.
تم تثبيت نظام تراسل لإدارة المراسلات للتعامل مع جميع المراسلات الواردة والصادرة مع الجهات الحكومية الخارجية. وتم دمج نظام تراسل مع الشبكة الحكومية الآمنة ومركز المراسلات الإلكترونية الخاص بها والذي يربط جميع الدوائر الحكومية في المملكة لضمان استلام وتسليم المراسلات الخارجية في صيغة إلكترونية.
تم تثبيت نظام آركميت إنتربرايز كمستودعٍ مركزيٍ ونظامٍ لإدارة الوثائق حيث يتم تخزين جميع العمليات والمعاملات والمراسلات المكتملة بشكلٍ آمن ليتم استرجاعها بسهولة في أي وقت.
باعتباره حلاً مصمماً خصيصاً لتخطيط العمليات والقوالب الخاصة بهيئة تطوير بوابة الدرعية وفي الوقت ذاته مبنياً على منصةٍ جاهزة، يجمع هذا الحل بين مزايا منهجين مختلفين فيلبي احتياجات الهيئة بدقة في زمنٍ قياسي.
أصبحت جميع طلبات الفعاليات أو الزيارات مؤتمتةً بالكامل الآن، سواءً كانت تتم عن طريق دعوةٍ رسميةٍ أو عامة. يتم إرسال النماذج عبر الإنترنت، ويمكن للمدراء مراجعة الطلبات والموافقة عليها من أي مكان وفي أي وقت. وفور الحصول على الموافقة، يتم إرسال الإشعارات بالبريد الإلكتروني وتتم مزامنة تفاصيل الفعالية أو الزيارة مع التقاويم. بالإضافة إلى ذلك، تتلقى هيئة تطوير بوابة الدرعية الآن إشعاراتٍ مسبقة بالزيارات القادمة.
أصبح قسم التسويق والعلاقات العامة الآن قادراً على مراجعة الزيارات التي تم إجراؤها وطلب نماذج التقييم أو تعبئتها ووضع تقييمٍ لكل منها لمراقبة تجربة الزوار ورضاهم بشكلٍ عام.
يستفيد القسم المالي من نظام إدارة العطاءات في تسجيل وتتبع العطاءات الواردة بسهولة، وتحميل وتنظيم وثائق العطاءات والقوالب، وإدارة جميع أنواع اللجان (الافتتاح، والفحص، والتقييم الفني، والتقييم التجاري).
تم تصميم وتفعيل إجراءات موافقةٍ معقدةٍ بناءاً على شرائحٍ قيم الشراء التقديرية وضوابط تخصيص الميزانية.
أصبحت عملية إدارة الحسابات الدائنة في القسم المالي الآن خاليةً من الورق ومؤتمتةً بشكلٍ كاملٍ ويتم التحكم فيها بواسطة مصفوفة أمنية تتضمن مستوياتٍ متعددة من صلاحيات الموافقة.
يتم إنشاء كل المراسلات الصادرة مثل الإقرارات والتأهيل وعدم التأهيل بشكلٍ آلي، مما يؤدي إلى التخلص من عبءٍ كبيرٍ من العمل اليدوي.