تم إنشاء مؤسسة الكويت للتقدم العلمي عام ١٩٧٦، وهي مؤسسة غير ربحية تعمل على دعم التحديث والاستدامة في مجالات العلوم والتكنولوجيا والابتكار في الكويت لتحسين نوعية الحياة للشعب الكويتي.
توفر مؤسسة الكويت للتقدم العلمي دعمها بطرق متنوعة، من ضمنها إصدار المنشورات العلمية وإقامة شراكات إقليمية ودولية لرفع جودة الأبحاث. كما تقوم المؤسسة بتمويل منظمات علمية متخصصة مثل معهد أبحاث مرض السكري ومركز علمي للموهبة والإبداع.
ولكن بمرور الوقت أصبح من الصعب إدارة المعلومات في مؤسسة الكويت للتقدم العلمي، كما هو الحال بالنسبة للعديد من المنظمات التي قامت بتوسيع أعمالها. أدركت المؤسسة هذه المشكلة وتساءلت ما إذا كانت حلولها البرمجية لا تزال هي الأكثر فعالية وكفاءة لتلبية احتياجاتها الحالية. وفي عام ٢٠٢٢، استعانت المؤسسة بشركة إن في إس سوفت لمراجعة أنظمة إدارة معلوماتها، وتحديداً نظام إدارة الوثائق الذي تستخدمه المؤسسة منذ عام ٢٠١٤.
تعرفوا هنا على تجربة مؤسسة الكويت للتقدم العلمي مع حلول إن في إس سوفت.
شهدت مؤسسة الكويت للتقدم العلمي مؤخراً انتهاء عقد خدمة نظام إدارة الوثائق الخاص بها، واختارت عدم تجديده. ألهم هذا القرار إعادة التفكير فيما إذا كان هذا الحل القديم هو الأداة المناسبة لتلبية احتياجات المؤسسة.
بالرغم من كون هذا الحل القديم أداة شائعة، إلا أن استخدامه في مؤسسة الكويت للتقدم العلمي كان له قيود كبيرة دفعت العديد من اقسام المؤسسة إلى التخلي عنه. وبحلول الوقت الذي جاءت فيه إن في إس سوفت، كان قسم واحد فقط لا يزال يستخدم هذا الحل في المؤسسة، بينما فضل الآخرون استخدام طرق مختلفة لتحقيق أهدافهم. وكان السبب الأكثر شيوعاً هو مدى تعقيد إضافة وثائق جديدة إلى النظام حيث تطلب الأمر خطوات عديدة.
لم يعد الاستمرار في الوضع الراهن خياراً عملياً، وكان على المؤسسة أن تختار بين حلَّين: إما إعادة تنظيم تنفيذ الحل الحالي، أو تطبيق حل جديد بالكامل. يوفر الخيار الثاني حلاً أكثر كفاءة على المدى الطويل، ولكنه يتطلب عملية معقدة لتهجير البيانات من الأنظمة القديمة.
بناءً على توصية إن في إس سوفت، قامت مؤسسة الكويت للتقدم العلمي باستبدال نظام إدارة بياناتها القديم بنظام آركميت إنتربرايز لإدارة الوثائق في جميع أقسامها العشرين. تضمن المشروع ثلاث عوامل رئيسية، أولها التخطيط وتدريب الموظفين لتوحيد مستوى معرفتهم.
ثانياً، التعامل مع الوثائق المتراكمة في الحل القديم التي لم يتم مسحها ضوئياً. استخدمت إن في إس سوفت ماسحات فوجيتسو الضوئية لالتقاط ١.٥ مليون صورة ثم نقلها من برنامج آركميت كابتشر عالي الأداء لالتقاط الوثائق إلى نظام آركميت إنتربرايز. بفضل التخطيط الفعال، استغرقت هذه المهمة أقل من ثلاثة أشهر. استفادت هذه العملية من جميع ميزات آركميت كابتشر مثل دعم المسح الضوئي الدفعي مع خيار إدراج، مسح، أو إعادة ترتيب الصفحات. اتاحت هذه الميزات القدرة على القيام بالمهمة بسرعة، حيث يمكن تصحيح أي خطأ كصفحة مفقودة أو في غير مكانها، دون التسبب بمشاكل كبيرة.
ثالثاً وأخيراً، مهمة تهجير البيانات من الحل القديم إلى نظام آركميت إنتربرايز. لم تكن هذه المهمة سهلة نظراً للعلاقة المعقدة بين قاعدة البيانات وبنية المستندات في النظام القديم المطبق لدى مؤسسة الكويت للتقدم العلمي، وكذلك بسبب نقص الدعم الفني المتاح بعد إنتهاء صلاحية عقد إدارة النظام.
قامت إن في إس سوفت ببناء أداة مخصصة لتتمكن من إكمال تهجير البيانات بنجاح بغضون ثلاثة أشهر. وبذلك استفادت من نظام آركميت إنتربرايز وقدرته على استخدام البيانات الوصفية غير المحدودة وبنية المستندات متعددة المستويات التي يحددها المستخدم. هذا يعني أن بنية المستندات لم تعد تشكل عائقاً أمام استرجاع الوثائق بسرعة. بالإضافة إلى ذلك، وفر آركميت إنتربرايز تحكماً أكبر في الوصول إلى الوثائق بمستويات مختلفة من الأمان والسرية.
لاحظت مؤسسة الكويت للتقدم العلمي فوائد فورية عند استبدال نظامها بنظام آركميت إنتربرايز لإدارة الوثائق، منها:
- تحسن تجربة الموظفين بشكل ملحوظ عند إضافة الوثائق الجديدة من خلال عملية بسيطة عبر نافذة واحدة وبمجرد نقرتين.
- تخفيض شامل في تكاليف عقود الدعم والإدارة.
- تقليل تعطيل الوصول إلى المعلومات إلى الحد الأدنى بفضل سرعة عمليات المسح الضوئي للبيانات المتراكمة وتهجير البيانات.
إن حصول مؤسسة الكويت للتقدم العلمي مؤخراً على تراخيص إضافية لنظام آركميت إنتربرايز قد يكون دليلاً قاطعاً على أنها حققت أهدافها من خلال استبدال نظامها القديم. تمتلك المؤسسة الآن حلاً لإدارة المعلومات يخدم احتياجاتها ويحظى بالدعم اللازم في جميع أقسامها.