شركة المشروعات السياحية هي شركة كويتية حكومية تتولى تطوير وتشغيل مجموعة من المرافق الترفيهية وتركز بشكلٍ خاص على قطاع السياحة. تشمل هذه المرافق أبراج الكويت الشهيرة، ومشروع شاطئ البلاجات الترفيهي المذهل، ومشروع حديقة جنوب الصباحية الذي يستضيف عروض وفعاليات حية.
بالإضافة إلى إدارة وتشغيل مشاريعها الترفيهية، تتعاون شركة المشروعات السياحية مع الهيئات الحكومية والشركات الخاصة والشركاء الدوليين ضمن الدور الأوسع الذي تلعبه في الترويج للسياحة والترفيه في البلاد.
في حين أن الجانب المواجه للجمهور من عمل شركة المشروعات السياحية يتمحور حول التسلية والترفيه، إلا أن هناك الكثير من عمليات التوثيق والإجراءات الورقية التي تتم خلف الكواليس. يتضمن ذلك إدارة المرافق، والتنسيق مع المقاولين، والإشراف على عمليات تقديم العطاءات للمستثمرين ومقدمي الخدمات المتخصصة.
حققت الشركة نمواً كبيراً منذ تأسيسها عام 1976، ومعه نمت احتياجاتها فيما يتعلق بإدارة ومعالجة الوثائق، مما دفعها مؤخراً إلى مراجعة الطريقة التي يتم بها حفظ وتنظيم الوثائق في الشركة، بما في ذلك الاستمارات الورقية. ولجأت الشركة إلى أنظمة الرؤية الجديدة لاستكشاف الخيارات المتاحة لتحديث تكنولوجيا إدارة الوثائق التي كانت تستخدمها، إلى جانب التعرّف على التحديات والحلول في حال قررت الترقية أو الانتقال لنظامٍ جديد دون تعطيل عملياتها.
تعرفوا أكثر على تجربتهم مع حلول تراسل و آرﻛﻤﻴﺖ إﻧﺘﺮﺑﺮاﻳﺰ من أنظمة الرؤية الجديدة في دراسة الحالة هذه.
استخدمت شركة المشروعات السياحية نظامها السابق لإدارة الوثائق على مدى سنين. على الرغم من أن الحل الذي استخدمته يعتبر حزمة برمجيات معروفة وشائعة الاستخدام، إلا أنه يعاني من بعض القيود الكبيرة التي دفعت الشركة إلى النظر فيما إذا كان الوقت قد حان للتغيير:
- لم يكن المسح الضوئي للنصوص العربية يعمل بسلاسة دائماً والذي حدّ من فائدة ميزة التعرف الضوئي على الحروف.
- بدا أن تكلفة عقد الدعم والصيانة لا تتلاءم مع مدى توافر وجودة الدعم المقدّم من شركة البرمجيات.
- تكنولوجيا الحل السابق المملوكة والمشكلات المتعلقة بقابليته للتوسيع دفعت شركة المشروعات السياحية إلى إعادة تقييم مدى ملاءمة هذا الحل كأداةٍ يمكن للشركة استخدامها على المدى الطويل.
- تضخّم حل التخزين القديم خارج نطاق السيطرة نتيجة إنشاء عشرات الآلاف من المجلدات، التي احتوت غالباً على ملفٍ واحد أو اثنين. والذي أدى في النهاية إلى توقف فرق الشركة عن استخدام النظام لعدم تمكنهم من تحديد موقع الملفات التي كانوا يحتاجونها. لم تعد الشركة قادرة على الاستمرار في هذا الوضع، واحتاجت إلى نظام تخزين يمكن للموظفين استخدامه والاستفادة منه.
- كان لدى شركة المشروعات السياحية أيضاً كم هائل من الوثائق الورقية المتراكمة التي كانت بحاجة لمسح ضوئي. وقد أدى ذلك إلى مناقشاتٍ داخلية بشأن الطريقة الأفضل لإجراء أي تغييرات على عمليات وأدوات إدارة الوثائق التي تستخدمها. ولم يكن الانتظار حتى اكتمال المسح الضوئي للوثائق المتراكمة قبل بدء أي عملية ترقية أو انتقال لنظامٍ جديد خياراً عملياً. كما أن تعليق عملية المسح الضوئي أثناء استبدال البرمجيات لم يكن هو الآخر خياراً مجدياً.
كانت شركة المشروعات السياحية قد تعاونت سابقاً مع أنظمة الرؤية الجديدة حيث تعاقدت معها على استخدام نظام “تراسل“، وهي حزمة مصممة خصيصاً لإدارة المراسلات. وكانت الشركة مسرورة بمستويات الخدمة والمهنية التي أظهرتها أنظمة الرؤية الجديدة خلال هذا التعاون وهو ما دفعها لتطلب منها من جديد إيجاد وإعداد حل لعمليات إدارة الوثائق المستخدمة على نطاقٍ أوسع في الشركة.
كان الحل المقترح للتغلب على هذه التحديات هو نظام آركميت إنتربرايز. وقررت شركة المشروعات السياحية بعد مداولات المضي قدماً والاستفادة من أهم الميزات التي يوفرها المنتج:
- بنية آمنة وقابلة للتوسيع: تم تصميم آركميت إنتربرايز، القائم على تقنية ومعمارية إن-تير موجهة نحو الخدمة، لتلبية احتياجات الشركات من جميع الأحجام، حيث يوفر مستوى أمان وقابلية توسيع عالية لضمان حماية الاستثمار على المدى الطويل.
- التقاط الوثائق وفهرستها: يدعم المسح الضوئي الدفعي والتعرف الضوئي الذكي على البيانات والتكامل السلس مع البريد الإلكتروني وحزمة مايكروسوفت أوفيس، مما يعمل على تبسيط عمليات التقاط الوثائق وفهرستها.
- إمكانات البحث الذكي متعدد اللغات: يوفر آركميت إنتربرايز محرك بحث متقدم يسمح للمستخدمين بتحديد موقع الوثائق والمعلومات بسهولة. والذي يتضمن إمكانية البحث عن النص الكامل والبحث عن التعليقات التوضيحية والبحث باستخدام أحرف البدل أو الرموز البديلة، والذي تم تحسينه لدعم لغاتٍ متعددة بما في ذلك اللغة العربية.
- أدوات التعاون: تسهّل المنصة التعاون في العمل على المستندات من خلال التعليقات التوضيحية والتحكم في الإصدارات وأنظمة توجيه المستندات، مما يتيح العمل الجماعي السلس على مستوى مختلف الأقسام.
- الأمان والامتثال: يوفر آركميت إنتربرايز ضوابط أمنية دقيقة على مستوى المستند والصفحة والحقول، بالإضافة إلى مسارات تدقيق وسياسات احتفاظ واستعادة في حال الكوارث.
في هذه المرحلة، حوّل فريق أنظمة الرؤية الجديدة انتباهه إلى عملية الانتقال للنظام الجديد. والتي تضمنت ثلاثة عناصر رئيسية:
- استكشاف الاستخدام الحالي للبيانات في شركة المشروعات السياحية (عملية تُعرف بالتحليل وتحديد النطاق ضمن اكتشاف احتياجات العميل) من أجل تطوير أداة مخصصة لترحيل البيانات.كشفت تجارب أنظمة الرؤية الجديدة السابقة مع نظام شركة المشروعات السياحية القديم غالباً عن وجود قواعد بيانات أساسية ضخمة وعدد غير قابل للإدارة من المجلدات، وهذا ما حدث هنا أيضاً. إحدى أكبر المشكلات كانت أن الحل القديم الذي استخدمته الشركة سهّل إنشاء مجلدات جديدة كخيار افتراضي من قبل الموظفين والذي يؤثر في النهاية سلباً على إدارة النظام ككل. حيث يعمل ذلك على تقييد العمليات والتحليلات وإبطائها، وهو أحد الأسباب التي تدفع العملاء للبحث عن بدائل.
في المقابل، يعني ذلك أن استخدام أداة مخصصة ومصممة بعناية لترحيل البيانات هي الطريقة الأكثر كفاءة لنقل هذه البيانات إلى نظامٍ جديد مثل آركميت. لا تستهين أنظمة الرؤية الجديدة أبداً بهذه العملية، وتؤمن بأن الفشل في ترحيل البيانات يعني فشل المشروع بأكمله.
- إيجاد الطريقة الأكثر فعالية لإتمام المسح الضوئي للوثائق الورقية المتراكمة.تم الانتهاء من ذلك في غضون شهرين. والتي على الرغم من أنها لم تكن بالمهمة السهلة، استغرقت وقتاً أقصر بكثير مما هو متوقع بالنظر إلى حجم الوثائق المتراكمة، وذلك بفضل مزيجٍ من التكنولوجيا المتطورة والخبرة. حيث تستخدم أنظمة الرؤية الجديدة معدات يمكنها أن تمسح ضوئياً وثائق تصل إلى 110 صفحات في المرة الواحدة ولا يخشى فريقها التعامل مع المشاريع التي تتطلب مسح ضوئي لأكثر من 10,000 صفحة يومياً.
- تطوير برنامج تدريبي للموظفين يشمل الإدارات الستة والعشرين.لعب تأهيل الموظفين دوراً حاسماً ليس فقط في جعل عملية الانتقال إلى النظام الجديد تتم بسلاسة، بل أيضاً في التأكد من عدم عزوف الموظفين عن المسح الضوئي للوثائق كما كان يحدث أحياناً مع الحل السابق. وقد عملت أنظمة الرؤية الجديدة مع كل قسم على حدة، وتحدثت إلى الموظفين لمناقشة احتياجاتهم وحالات الاستخدام المحددة لكل قسم للتأكد من فعالية برنامج التدريب وتلبيته لاحتياجاتهم.
- بفضل خبرة أنظمة الرؤية الجديدة في مساعدة العملاء على الانتقال إلى حلولٍ جديدة مثل آركميت تمكّنت شركة المشروعات السياحية من التحول للنظام الجديد دون تعطيلاتٍ كبيرة في عملياتها اليومية.
- بفضل برنامج التدريب تمكن كل قسم من استخدام البرمجيات بالطريقة الأنسب لتلبية احتياجاتهم المحددة، مع ضمان تكامل عمليات إدارة الوثائق على مستوى الشركة.
- سمحت بنية حفظ الوثائق الجديدة لفريق شركة المشروعات السياحية بإيجاد وحفظ وإدارة المعلومات بطريقة أكثر فعالية. وأصبح من الأسهل الآن العثور على المعلومات وحفظها بطريقة منطقية يمكن للجميع فهمها واتباعها.
- ربما يكون التغيير الأكبر في العمليات اليومية للشركة هو أن عملية المسح الضوئي بأكملها لا تتطلب أكثر من التفاعل مع شاشة أو شاشتين. لا يوفر ذلك الوقت فحسب، بل يشكّل فائدة يمكن ملاحظتها على الفور، كما أنه يسهّل التغلب على أي تردد من قبل الموظفين في تعلم استخدام نظامٍ جديد.
وقد علق السيد عبدالمحسن، مدير إدارة نظم المعلومات في شركة المشروعات السياحية، على هذا التعاون قائلاً:
“ساعدتنا أنظمة الرؤية الجديدة على إيجاد الحل البرمجي الأنسب لاحتياجاتنا والانتقال إليه بسلاسة. وقد أثار إعجابنا بشكلٍ خاص الطريقة التي ساعدونا بها على إتمام المسح الضوئي للكم الكبير من الوثائق الورقية المتراكمة لدينا في نفس الوقت الذي تم فيه الانتقال للنظام الجديد.”