تعتبر شركة بنغلالينك ثالث أكبر مزود لخدمات الاتصالات السلكية واللاسلكية في بنغلاديش بمشتركيها الذين يزيدون عن 34 مليون مشترك، وقد ساعدت المنتجات والخدمات المبتكرة التي تقدمها بنغلالينك في تعزيز نموها على مر السنين. وفقاً لشركة اوبن سيجنال للأبحاث والتحليلات، جاءت بنغلالينك في المركز الأول في بنغلاديش من حيث سرعة التحميل والتنزيل، والصوتيات والفيديو، وتجربة الألعاب على الأجهزة المحمولة.
تلتزم بنغلالينك دائماً بتحسين تجربة العملاء من خلال التوظيف الأمثل للتكنولوجيا، وحرصت الشركة دائماً على استخدام أفضل التقنيات في رحلتها نحو التحول الرقمي، ولكن لم يحالف بنغلالينك الحظ فيما يتعلق بإدارة الوثائق الإلكترونية حيث وجدت الشركة صعوبة في إيجاد الحل الأمثل لاحتياجاتها. وبعد الاستثمار في أنظمة متعددة دون تحقيق النتائج المرجوة، كانت بنغلالينك تبحث عن حل موحّد يواكب متطلبات ومتغيرات المستقبل ويتسم بالمرونة والتكلفة المعقولة.
وإدراكاً لهذه الحاجة قامت شركة سيجماتك الرائدة في تقديم حلول برمجيات الاتصالات بعقد شراكة مع شركة إن في إس سوفت لتقدم لشركة بنغلالينك نظام آركميت إنتربرايز الرائد لإدارة الوثائق بالإضافة إلى تهجير البيانات من الأنظمة القديمة.
تعرف على تجربة بنغلالينك مع حلول شركة إن في إس سوفت في دراسة الحالة هذه.
تحظى أنظمة إدارة المستندات بأهمية بالغة في الشركات العاملة في قطاع الاتصالات، حيث يقوم مزودو الخدمات عادةً بجمع وإنتاج ملايين المستندات كل عام، ومن الضروري لدى هذه الشركات أن تكون قادرة على إدارة هذه المعلومات والاستفادة منها بالشكل الصحيح. ويمكن أن تساعد الإدارة الفعالة للمستندات في تحسين خدمة العملاء، وتوفير وصولٍ فوريٍ إلى السجلات والبيانات الهامة، وتقليل التكاليف التشغيلية، وحماية البيانات، والمساعدة على الامتثال مع المتطلبات القانونية.
في بنغلالينك كانت الحاجة الأساسية لاستخدام أنظمة إدارة المستندات هي تخزين وإدارة الوثائق التجارية المتعلقة بالمشتركين بشكل يتوافق مع توجيهات السلطة التنظيمية، وكان لدى بنغلالينك أكثر من 100 مليون مستند تخص المشتركين يتم تخزينها وإدارتها في نظام إدارة محتوى مؤسسي متطور بتكلفة إجمالية عالية ويفتقر إلى الدعم المحلي، كما كان هناك نقص في الموارد الخبيرة بالنظام لدعمه والاستجابة للحوادث في الوقت المناسبة. بدأ النظام يصبح قديماً وأصبحت مهام الصيانة الأساسية مثل سد الثغرات وترقيات قواعد البيانات وأنظمة التشغيل وتحديث إجراءات الأمان والامتثال مهاماً صعبة للغاية.
حاولت بنغلالينك بعد ذلك الانتقال إلى نظام آخر، والذي ثبت أنه أمرٌ صعب للغاية هو الآخر، حيث واجه تهجير البيانات تحدياتٍ تقنية عديدة، وكان النظام الجديد محدود الوظائف وليس لديه تجربة كافية في التعامل مع كميات ضخمة من المحتوى مثل المائة مليون مستند التي لدى بنغلالينك، وانتهى الأمر بالشركة باستخدام النظام الثاني لأنواع مختلفة من المستندات المتعلقة بالأعمال الداخلية مثل شؤون الشركة والشؤون التنظيمية، وتأمين الإيرادات، والمشتريات والتمويل، والشؤون القانونية. وكان وجود نظامين لإدارة الوثائق يعملان بالتوازي ودون تلبية احتياجات الشركة الأساسية لإدارة المعلومات أمراً محبطاً لشركة بنغلالينك، ولذا كانوا يبحثون عن حل واحد مركزي لتخزين وإدارة جميع وثائق العمل وملفات المشتركين والمحفوظات بأمان، وأن يعمل كمصدر وحيد للحقائق لجميع أنواع الاستعلامات.
استعانت بنغلالينك بشركة سيجماتك، والتي هي شريك استراتيجي لشركة إن في إس سوفت المتخصصة في تقديم حلول متطورة لقطاع الاتصالات، لمساعدتها في مواجهة هذه التحديات وتقديم حل يواكب المستقبل.
وقامت شركة سيجماتك بتطبيق حل متكامل يضم نظام آركميت إنتربرايز لإدارة الوثائق المطور من قبل شركة إن في إس سوفت بالإضافة إلى تهجير البيانات ومجموعة من الخدمات الفنية المرافقة.
وتم تطبيق نظام آركميت إنتربرايز على مجموعة من خوادم الشركة بما في ذلك خادم الإنتاج والتشغيل المرحلي وخادم اختبار قبول المستخدم، وقد تم تصميم بشكل قابل للتوسع وتم دمجه مع قاعدة بيانات أوراكل ونظام مايكروسوفت آكتيڤ ديركتوري.
وغطت الوظائف الأساسية لنظام آركميت إنتربرايز جميع متطلبات إدارة الوثائق الخاصة لدى شركة بنغلالينك، من المسح والفهرسة إلى البحث والاسترجاع، والتعاون والأمان، كل ذلك عبر واجهة استخدام سهلة متوفرة من خلال متصفح الويب وتطبيقات للأجهزة المحمولة لمستخدميها الأساسيين الذين يتجاوز عددهم 50 مستخدماً.
كما تضمن الحل وحداتٍ إضافية تعمل على:
- توجيه المستندات بين المستخدمين وفقاً لتسلسلات محددة مسبقاً
- تتبع الإصدارات والتحكم فيها
- البحث عن نص كامل في محتويات المستندات والتعليقات التوضيحية
بالإضافة إلى الميزات الأساسية والوحدات الإضافية، قدمت شركة إن في إس سوفت التخصيصات التالية:
- أدوات تحكم متقدمة وسجلات مخصصة لحماية البيانات والمستندات من التغييرات غير المصرح بها
- قوالب مخصص للتقارير
- أداة تهجير دفعي سهلة الاستخدام لاستيراد مستندات المشتركين من الأنظمة القديمة وتصنيفها تلقائياً
- أداة تنزيل دفعي لتصدير مستندات مشتركين متعددة بناءاً على معايير بحث معينة
تم تطبيق الحل من قبل إن في إس سوفت وشريكنا سيجماتك مع جميع الخدمات الفنية الأساسية التي شملت:
- جمع وتحليل المتطلبات
- التخصيص
- التنفيذ والإعداد
- تدريب المستخدمين النهائيين والمشرفين
- تهجير البيانات من الأنظمة القديمة
وقامت سيجماتك بتهجير بيانات أكثر من 100 مليون وثيقة متعلقة بالمشتركين من خلال عملية مضمونة شملت التحليل والتصميم والتجربة والتحقق من الصحة والقياس والإنتاج وإعداد التقارير وتنظيم البيانات.
نجح نظام آركميت إنتربرايز في تزويد شركة بنغلالينك بطريقة ممتازة لإدارة مستندات المشتركين بالإضافة إلى الوثائق المتعلقة بالأعمال الداخلية والتي تنتجها أقسام متعددة في الشركة في آنٍ معاً، ومن خلال دعم الوثائق المدموجة ومتخلف أنواع الوثائق أصبح تنظيم الوثائق أسهل بكثير، وباستخدام آركميت إنتربرايز أصبح تصميم مستودعات البيانات بما يوافق احتياجات العمل أمراً سهلاً للغاية مقارنةً بالأنظمة السابقة.
تتمتع بنغلالينك الآن بأداء سريع في وظائف البحث والاستيراد والتصدير، والفضل في ذلك يعود إلى بنية قاعدة البيانات المحسّنة للغاية وميزات مثل حقول الفهرسة القابلة لإعادة الاستخدام والتي تقلل أحجام قواعد البيانات بشكلٍ كبير.
تم استكمال تهجير البيانات من الأنظمة القديمة في وقتٍ قياسي بمساعدة الأدوات المخصصة التي طورتها شركة إن في إس سوفت وخبرة شركة سيجماتك في هذا المجال، وتمكنت بنغلالينك من تنفيذ التحوّل بسلاسة ودون أي تعطيل.
يمتلك فريق إدارة السجلات اليوم في بنغلالينك حلاً تقنياً قوياً للتعامل مع عملياتهم اليومية بالإضافة إلى أي متطلبات مسح ضوئي متراكمة. ويتم الحفاظ على أمان المستندات وصحة ودقة البيانات بشكلٍ دائم ووفقاً للإجراءات الداخلية، كما يستفيد المشرفون أيضاً من أدواتٍ متطورة للمراقبة وإعداد التقارير والامتثال.
ونتيجة لذلك، أصبح بإمكان شركة بنغلالينك تلبية كل المتطلبات الأساسية والهامة لوظيفة إدارة الوثائق مثل خدمة العملاء المحسنة، والوصول الفوري إلى المعلومات، وخفض التكاليف التشغيلية، وحماية البيانات، والامتثال التنظيمي، كل ذلك من خلال استخدام تطبيق واحد مع الحد الأدنى من إجمالي تكلفة الملكية والدعم.
