مقدمة
في العصر الرقمي، أصبح ضمان صحة وسلامة المراسلات أكثر أهمية من أي وقتٍ مضى. وأصبحت التوقيعات الرقمية تلعب دوراً حيوياً في تعزيز الأمن والثقة في مجال إدارة المراسلات من خلال توفير طريقة آمنة للتحقق من منشأ المستندات الإلكترونية ومحتواها. نتناول في هذه المقالة آليات عمل التوقيع الرقمي وما يميزه عن التوقيع الإلكتروني، بالإضافة إلى فوائده واستخداماته في مجال إدارة المراسلات.
لماذا استُخدم التوقيع اليدوي في ممارسة الأعمال والخدمات الحكومية لفترة طويلة
على مدى قرون، شكّلت التوقيعات اليدوية حجر الزاوية في ممارسة الأعمال وتقديم الخدمات الحكومية كوسيلة لتوثيق المستندات والتحقق من هوية الموقّعين. وقد تم الوثوق بهذه التوقيعات لبساطتها والمساءلة الشخصية التي تفرضها. كما يخلق استخدام التوقيعات داخل المؤسسات شعوراً بالحصول على “الموافقة” والضوء الأخضر للمضي قدماً نحو الخطوة التالية من خطة سير العمل.
لكن، وكما اختبر معظمنا في حياته الشخصية على الأرجح، يمكن تزوير أي توقيع، ولا يمكن اعتباره دليلاً قاطعاً على المصداقية. وكذلك في عالم الأعمال، يمكن للنظام الذي يعتمد على التوقيع اليدوي أن يسبب عراقيل كبيرة للعمل، خاصة عند تراكم المعاملات الورقية على مكتب المدير التنفيذي حين يكون خارج مكتبه أو مشغولاً لدرجة لا تسمح له بالتعامل مع كل المراسلات.
في بيئة حيث المخاوف المتعلقة بالأمن والرقمنة هي الواقع السائد في المؤسسات، بدأت القيود والمخاطر التي يفرضها التوقيع اليدوي تتجلى أكثر يوماً بعد يوم.
تحديات تواجه نظام يعتمد على التوقيع اليدوي
يفرض الاعتماد على التوقيع اليدوي العديد من التحديات الهامة:
- التأخيرات عند عدم تواجد الموقّعين المطلوبين: يمكن أن تؤدي الحاجة إلى الحضور الفعلي لتوقيع المستندات إلى حدوث تأخيرات، خاصةً عندما لا يكون الموقّعون الرئيسيون موجودين. والذي يؤدي بدوره إلى تعطل العمل لعدم وجود تصريح للمضي قدماً في مسار عمل معين.
- قابلية الإنكار والاحتيال: التوقيعات اليدوية قابلة للتزوير، ويمكن أن يكون من الصعب إثبات موثوقيتها بما لا يدع مجالاً للشك. وفي المؤسسات البيروقراطية الكبيرة، يمكن للموقّعين ببساطة نسيان التوقيع أو التعجّل في التوقيع بسبب الحجم الهائل للمستندات التي تعبر مكاتبهم.
- الافتقار للأمن: يمكن أن تتعرض المستندات الورقية للفقدان أو السرقة أو العبث، مما يؤثر سلباً على صحة وسلامة المراسلات.
التوقيعات الرقمية مقابل التوقيعات الإلكترونية
توفر حلول “تراسل” وآركميت من أنظمة الرؤية الجديدة إمكانية استخدام كلٍ من التوقيعات الرقمية والإلكترونية، حيث أن لكلٍ منها استخداماتها الهامة. فالتوقيعات الرقمية هي بمثابة آليات تشفير تتحقق من صحة وسلامة المستندات الرقمية، وتضمن أن التواقيع فريدة ومقاومة للعبث والتلاعب. بينما التوقيعات الإلكترونية، في سياق منتجات أنظمة الرؤية الجديدة، هي التوقيعات المكتوبة بخط اليد أو الأحرف الأولى التي يتم مسحها ضوئياً ويمكن إرفاقها بالملفات الإلكترونية للإشارة إلى توقيع أو اعتماد مستندات أو خطط سير عمل معينة. وفي حين أن من أهم أسباب شعبية التوقيعات الإلكترونية هي الراحة والسرعة التي توفرها، خاصة في توقيع الاتفاقيات عبر الإنترنت، فإن إجراءاتها الأمنية أقل صرامة بشكلٍ عام من تلك الخاصة بالتوقيعات الرقمية. لكن يلعب كلا النوعين من التوقيعات أدواراً هامة في حزمة منتجات أنظمة الرؤية الجديدة، وتوازن بين متطلبات السرعة والأمان حسب الحاجة.
كيف تعمل التوقيعات الرقمية
توليد زوج مفاتيح
يعتمد عمل التوقيع الرقمي على تقنية البنية التحتية لمفتاح التشفير العام (PKI) التي تحتوي على زوج من مفاتيح التشفير: مفتاح خاص ومفتاح عام. يتم إصدار كلا المفتاحين من قبل هيئة إصدار شهادات موثوقة تقوم بتعريف الطرف الموقّع بشكلٍ فريد. يقوم المفتاح الخاص بإنشاء التوقيع الرقمي، بينما يمكن لأي شخص استخدام المفتاح العام للتحقق من صحة التوقيع. لكن يمكن لصاحب المفتاح الخاص فقط توليد توقيع رقمي قانوني.
عملية التوقيع
عند توقيع مستندٍ ما، يقوم المفتاح الخاص بتوليد توقيع رقمي فريد قائم على محتوى المستند. ويتم بعد ذلك إرفاق هذا التوقيع بالمستند.
عملية التحقق
يستخدم المستلم المفتاح العام للموقّع للتحقق من صحة التوقيع. إذا تم تعديل المستند بأي شكلٍ من الأشكال، سوف تفشل عملية التحقق، وبذلك يتم ضمان صحة وصلاحية المستند.
فوائد التوقيعات الرقمية
الأمن
توفر التوقيعات الرقمية مستوىً عالياً جداً من الأمن والثقة من خلال استخدام خوارزميات تشفير لحماية صحة وسلامة المستندات الموقّعة. وتجعل هذه الخوارزميات من المستحيل تقريباً على الأطراف غير المصرح لهم بالتعديل على المستند دون أن يتم اكتشاف ذلك.
الكفاءة
تعمل إضافة توقيع رقمي على تبسيط العمليات من خلال تمكين معاملات سريعة وخالية من الورق. مما يقلل بدوره من الوقت المستغرق لإرسال المستندات وتوقيعها وإعادتها ويقلل من النفقات الإدارية المرتبطة بإدارة المعاملات الورقية. بالنسبة للمؤسسات، يعني ذلك اتخاذ قرارات أسرع، وأوقات تسليم أسرع، وتحسين الإنتاجية، خاصة عند التعامل مع فرق تعمل عن بُعد أو عملاء في مواقع جغرافية مختلفة. وبالنسبة للخدمات الحكومية، يُترجم ذلك إلى إيصال الخدمات العامة الهامة بشكلٍ أسرع إلى حيث تكون هناك حاجة إليها والحد من البيروقراطية.
الامتثال
تساعد التوقيعات الرقمية المؤسسات على الامتثال للمتطلبات القانونية والتشريعية، مثل لائحة الاتحاد الأوروبي لخدمات تحديد الهوية والثقة في المعاملات الإلكترونية في السوق الداخلية (eIDAS) وقانون التوقيع الإلكتروني في المعاملات التجارية العالمية والوطنية الأمريكي (ESIGN). حيث تعترف هذه القوانين بالصلاحية القانونية للتوقيعات الإلكترونية، مما يضمن قبول المستندات الموقّعة رقمياً في المحاكم. ومن خلال الالتزام بهذه اللوائح، يمكن للمؤسسات تجنب المخاطر القانونية والتأكد من أن معاملاتها الرقمية قابلة للإنفاذ وملزمة قانونياً.
عدم التنصل
توفر دليلاً على هوية الموقّع ونيته، مما يمنع الموقّع من إنكار صحة الوثيقة الموقّعة. وتعد ميزة منع التنصل هذه بالغة الأهمية في السياقات القانونية والتجارية، حيث تشكّل القدرة على إثبات هوية موقّع مستندٍ ما وأنه تم عن طيب خاطر وعن معرفة أمراً حيوياً. كما تعمل التوقيعات الرقمية على إنشاء مسار تدقيق، مما يوفر سجلاتٍ مفصّلة عن متى وكيف تم التوقيع على المستند، والتي يمكن أن تكون ذات قيمة كبيرة عند حل النزاعات ولعمليات تدقيق الامتثال.
استخدامات التوقيعات الرقمية في مجال إدارة المراسلات
إدارة العقود
تُستخدم التوقيعات الرقمية على نطاقٍ واسع في توقيع العقود والاتفاقيات، لتضمن بذلك ثقة جميع الأطراف في صحة المستندات. وفي حل “تراسل” من أنظمة الرؤية الجديدة، يمكن للمستخدمين التوقيع إلكترونياً على المسودات الأولية للعقود وغيرها من المستندات للإشارة إلى قيامهم بقراءتها أو اعتمادها أو إجراء تعديلات عليها.
الاتصالات الداخلية والخارجية
تستخدم المؤسسات التوقيعات الرقمية لتأمين المراسلات الداخلية، مثل المذكرات والسياسات والإجراءات، مما يضمن عدم قيام الأشخاص غير المصرح لهم بالعبث بها وتعديلها.
مراسلات المستخدمين
في سياق عمل الخدمات الحكومية والشركات الخاصة على حدٍ سواء، تعمل التوقيعات الرقمية على تعزيز الأمان وإثبات صحة المستندات المواجهة للمستخدم، مثل الفواتير والكشوفات والإشعارات الرسمية، مما يساعد على بناء الثقة في أذهان المستخدمين، سواءً كان ذلك فرداً أو شركة.
استخدام التوقيعات الرقمية في نظام “تراسل”
أصبحت التوقيعات الرقمية أمراً لا غنى عنه في إدارة المراسلات العصرية، فهي توفر مستوىً لا مثيل له من الأمان والكفاءة والامتثال. ومن خلال استخدام التوقيعات الرقمية مثل تلك المتاحة في منتجات آركميت و”تراسل” من أنظمة الرؤية الجديدة، يمكن للمؤسسات حماية اتصالاتها ومراسلاتها، وتبسيط عملياتها وبناء الثقة مع أصحاب المصلحة.
في منتج “تراسل” من أنظمة الرؤية الجديدة، يمكن للمستخدمين اختيار ختم المستندات أو توقيعها أو إضافة أحرفهم الأولى عليها حسب سياق العمل ونوع المستند ومستوى الإشراف والمصادقة المطلوب.
تواصل مع أنظمة الرؤية الجديدة اليوم لتكتشف كيف يمكن لنظام “تراسل” تحسين مستوى الأمان والثقة في اتصالاتك ومراسلاتك الرقمية من خلال استخدام التوقيعات الرقمية.
