في عالمٍ سريع ومتغير، حيث كل ثانية مهمة، كيف يمكن للشركات والمؤسسات تسريع عملياتها دون المساومة على الجودة؟ يكمن الحل الأكثر فعالية لهذا التحدي في الأتمتة ــ التي تشكّل قوة محورية قادرة على إحداث تغيير جذري في كفاءة إجراءات العمل في الشركات والمؤسسات العصرية. تستفيد الأتمتة من أحدث ما توصلت إليه التكنولوجيا لتنفيذ المهام بأقل قدر من التدخل البشري، وتحسين خطط سير العمل، وتقليل الأخطاء، وبذلك تفريغ القدرات والإمكانات البشرية لأداء مهام أهم وأعلى مستوىً تتطلب إبداع وبصيرة استراتيجية.
في هذه المقالة، نستكشف معاً كيف يمكن لتبنّي الأتمتة إحداث تغييرٍ جذري في إجراءات عمل الشركات والمؤسسات من خلال تبسيط المهام الروتينية وتمهيد الطريق للتحسين المستمر للعمليات. كما نشارك رؤى وأفكار حول كيفية دفع الأتمتة للشركات نحو رفع مستوى الكفاءة وتعزيز مكانتها في سوقٍ دائم التغير والتطور.
صعود الأتمتة في عالم الأعمال
إن مفهوم الأتمتة في عالم الأعمال ليس بالجديد، فهي لطالما كانت قوةً دافعة وراء التحسينات التشغيلية على مدى عقود. ركزت الأتمتة في بداية ظهورها على الصناعات التحويلية مع ظهور خطوط التجميع، ثم توسعت بشكل كبيرٍ نتيجة التطورات الجديدة في التكنولوجيا الرقمية. وأدى هذا التطور إلى توسع نطاق الأتمتة من المهام الميكانيكية البسيطة ليشمل اليوم العمليات المعقدة على مستوى مختلف القطاعات، بما في ذلك التمويل والرعاية الصحية وخدمة العملاء.
واليوم، تقوم حوالي 66% من الشركات بأتمتة عملية واحدة على الأقل من عملياتها، وهو دليل على الإدراك المتزايد لأهمية ومنافع الأتمتة. ومن محفزات هذا التوجه واسع النطاق نحو تبنّي الأتمتة أحدث الاتجاهات التكنولوجية الحالية مثل الذكاء الاصطناعي (AI)، والتعلم الآلي (ML)، وإنترنت الأشياء (IoT)، والتي تتيح معاً قدرات أتمتة أكثر تعقيداً وكفاءة.
وقد كان تأثير هذا التحول الرقمي كبيراً. حيث برزت الأتمتة كعامل تمكين رئيسي مع مواجهة الشركات لتحديات وتعقيدات العصر الرقمي، مما يسمح للشركات بالاحتفاظ بقدرتها على المنافسة والمرونة والاستجابة لمتطلبات السوق.
أهم منافع الأتمتة
تُحدث الأتمتة تحولاً كبيراً في مشهد الأعمال اليوم من خلال تقديم العديد من المنافع التي تتجاوز بكثير تنفيذ المهام البسيطة. على سبيل المثال، يمكن لشركة في قطاع البيع بالتجزئة توظف الإدارة الآلية للمخزون تقليل تباينات المخزون وتحسين عمليات سلسلة التوريد، مما يؤدي في النهاية إلى تلبية الطلبات بشكلٍ أسرع وزيادة المبيعات.
تلعب الأتمتة دوراً هاماً في تقليل تكاليف التشغيل والأخطاء البشرية. حيث يمكن لشركة محاسبة تستخدم أدوات إعداد التقارير المالية الآلية تقليل أخطاء إدخال البيانات يدوياً وضمان دقة البيانات المالية مع تقليل الساعات التي يقضيها الموظفون في أداء المهام المتكررة في نفس الوقت.
كما أن قابلية التوسع والمرونة التي توفرها الأتمتة لا مثيل لها. حيث يمكن لشركة ناشئة على سبيل المثال توسيع نطاق خدمة عملائها باستخدام برامج الدردشة الآلية أو روبوتات الدردشة، وتوفير الدعم للعملاء على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع دون الحاجة إلى زيادة كبيرة في عدد موظفيها مع نمو الشركة.
وربما تكون إحدى المنافع الملموسة الأهم التي توفرها الأتمتة هي تحسين رضا العملاء. حيث يمكن لمقدمي خدمات الرعاية الصحية الذين يستخدمون أنظمة حجز مواعيد المرضى الآلية على سبيل المثال تقديم خدمات موثوقة أكثر وفي الوقت المناسب، مما يحسن تجربة المرضى بشكلٍ كبير من خلال تقليل أوقات الانتظار وتبسيط عملية حجز المواعيد. تؤكد هذه الأمثلة كيف أن الأتمتة هي بمثابة أصل استراتيجي يمكن أن يحفز نمو الأعمال وولاء العملاء.
تحديات تنفيذ الأتمتة
على الرغم من منافع الأتمتة الواضحة، إلا أن المؤسسات غالباً ما تواجه العديد من العقبات عند محاولة دمج هذه الأنظمة في عملياتها. ويعد تحديد العمليات التي يمكن الاستفادة من تشغيلها تلقائياً الخطوة الأولى وربما الأكثر استراتيجية في هذا الخصوص.
- لا تستفيد كل أنواع العمليات من الأتمتة. واختيار العملية الخاطئة يمكن أن يؤدي إلى تقليل الكفاءة بدلاً من تحسينها. على سبيل المثال، قد تؤدي أتمتة عملية نادراً ما يتم استخدامها أو تحتاج إلى إصلاح شامل إلى إهدار موارد ثمينة.
- تشكل مقاومة التغيير تحدياً كبيراً آخر يواجه الأتمتة. فقد يخشى الموظفون فقدان وظائفهم أو يجدون صعوبة في التكيف مع التقنيات الجديدة، مما يؤدي إلى إعاقة التقدم. يجب على المؤسسات مخاطبة هذه المخاوف من خلال التواصل الشفاف وتسليط الضوء على دور الأتمتة في تعزيز العمل البشري بدلاً من استبداله.
- يعد أمن البيانات والخصوصية في الأنظمة الآلية جانباً آخر مثيراً للمخاوف. حيث يتزايد خطر اختراق البيانات حين تقوم الشركات بأتمتة المهام الحساسة. وضمان وجود تدابير أمنية قوية أمرٌ بالغ الأهمية في هذه الحالة، حيث يمكن لأي تغافل مهما كان بسيطاً أن يؤدي إلى نشوء ثغراتٍ خطيرة.
- وأخيراً، قد يكون دمج تقنيات الأتمتة الجديدة مع البنية التحتية القائمة لتكنولوجيا المعلومات أمراً معقداً. حيث قد يصعب ربط الأنظمة القديمة بسلاسة مع حلول الأتمتة الحديثة، مما يتطلب عمل تكامل مخصص قد يكون مكلفاً ويستغرق الكثير من الوقت.
يتطلب التغلب على هذه التحديات تخطيطاً دقيقاً، وإشراك أصحاب المصلحة، واستعداد للاستثمار في التدريب المستمر والتدابير الأمنية لضمان تحقيق الاستفادة الكاملة من قوة الأتمتة.
آركميت إيزي فلو: محرك للتغيير
يقف نظام آركميت إيزي فلو في طليعة حلول أتمتة العمليات وإجراءات العمل، ويحدث ثورة في الطريقة التي تدير بها الشركات والمؤسسات خطط سير عملها المرتكزة على الوثائق والمستندات. تم تصميم هذه المنصة الشاملة لإدخال الأعمال إلى العصر اللاورقي، وتبسيط عمليات الوثائق بكفاءة ومرونة لا مثيل لهما.
وقد تم تجهيز نظام آركميت إيزي فلو بمحرك سير عمل متطور، ومصمم عمليات متعدد الاستخدامات، ولوحة تحكم، ومساحة عمل للمستخدمين قائمة على الويب، وكلها مدعومة بلغات متعددة. وتكمن قوة النظام في قدرته على التكامل بسهولة مع الأنظمة القائمة، بما في ذلك نظام إدارة الوثائق آرﻛﻤﻴﺖ إﻧﺘﺮﺑﺮاﻳﺰ، الذي يعزز إمكانات سير عمل الوثائق إلى جانب الوظائف الأساسية. ويتيح هذا التكامل السلس إنشاء تطبيقات مخصصة لمجال العمل، مما يسمح للمؤسسات بأتمتة العمليات المعقدة دون تعطيل العمليات الحالية.
تتضمن أبرز ميزات المنصة بنيتها القابلة للتوسيع والتطوير، والموازنة التلقائية لأعباء العمل، والإدارة المخصصة للعمليات الفردية. ويمكن للمستخدمين التفاعل مع نظام آركميت إيزي فلو من خلال مساحات عمل قائمة على الويب وقابلة للتخصيص أو واجهات HTML مصممة خصيصاً أو نماذج PDF أو حتى ملفات مايكروسوفت أوفيس. ويسمح الدعم متعدد اللغات للمنصة بتوسيع قابلية استخدامها على المستوى العالمي، مما يضمن قدرة الشركات في جميع أنحاء العالم من الاستفادة من الإمكانات والمزايا التي توفرها.
من بين التطبيقات المميزة لنظام آركميت إيزي فلو هو مشروع هيئة تطوير بوابة الدرعية (DGDA) في المملكة العربية السعودية والذي تضمن تطوير منطقة الدرعية وهي أحد مواقع التراث العالمي المدرجة في قائمة اليونسكو لتصبح وجهة سياحة عالمية. وفي مواجهة التحدي المتمثل في أتمتة عمليات الطلب الرسمي للزيارات والفعاليات، وإدارة استجابة البائعين لطلبات تقديم العروض وطلبات عروض الأسعار، وعمليات الحسابات مستحقة الدفع، احتاجت هيئة تطوير بوابة الدرعية إلى حل أتمتة شامل وسريع وآمن.
بالشراكة مع أنظمة الرؤية الجديدة، نفذت هيئة تطوير بوابة الدرعية حلاً مصمماً خصيصاً لها قائم على منصة آركميت ويضم نظام آركميت إيزي فلو لأتمتة العمليات. وقد أتاح هذا التكامل أتمتة أهم عمليات الهيئة، بدءاً من إدارة العطاءات وإدارة الزيارات وصولاً إلى أتمتة الحسابات مستحقة الدفع، كل ذلك مع ضمان إدارة سلسة للمراسلات مع الجهات الخارجية من خلال استخدام نظام تراسل.
أدت أتمتة عمليات هيئة تطوير بوابة الدرعية إلى تحقيق تحسيناتٍ كبيرة فيما يتعلق بالكفاءة. وأصبحت الآن طلبات الفعاليات والزيارات مؤتمتة بالكامل، مما يسمح بتقديم الطلبات عبر الإنترنت ومنح الموافقات عن بعد. ويستفيد القسم المالي بشكلٍ خاص من نظام إدارة العطاءات الذي يعمل على تبسيط عملية تتبع العطاءات الواردة وإدارة مراجعات اللجنة. كما تم تحويل إدارة الحسابات مستحقة الدفع إلى عملية آلية غير ورقية يتم التحكم فيها بواسطة مصفوفة أمنية شاملة.
أطلق العنان لإمكانات شركتك باستخدام الأتمتة ونظام آركميت إيزي فلو
لا يخفى على أحد الإمكانات الثورية التي توفرها الأتمتة في إعادة تشكيل إجراءات عمل الشركات والمؤسسات وتوفير مسار لتحقيق الكفاءة وقابلية التوسع والابتكار. ويعد تبنّي حلول شاملة مثل آركميت إيزي فلو أمراً بالغ الأهمية للشركات والمؤسسات التي تسعى للحفاظ على قدرتها التنافسية في مشهد أعمال اليوم سريع التغير. لذلك نشجع بدورنا الشركات إلى النظر إلى الأتمتة والمنصات المتطورة مثل آركميت إيزي فلو باعتبارها أدواتٍ لا غنىً عنها وهي في طريقها إلى التحوّل الرقمي.
احجز عرض توضيحي اليوم لترى بنفسك كيف يمكن لنظام آركميت إيزي فلو إحداث ثورة في عمليات شركتك!
