إن وجود عملية اتخاذ قرار فعالة هو مفتاح نجاح أي مؤسسة، سواءً كانت حكومية أو خاصة. حيث تتطلب جميع الأطراف المشاركة في القرارات الحاسمة موافقة واضحة من الإدارة العليا. وعادةً ما تكون مثل هذه الموافقة خطوة إلزامية قبل تفويض المهام وتنفيذ القرارات على أرض الواقع. إلا أن هذه الحاجة المستمرة لموافقة الإدارة العليا يمكن أن تؤدي إلى العديد من العقبات التنظيمية.
وجدت دراسة أجرتها «كيندريل» ومؤسسة البيانات الدولية (IDC) أن 70% من المديرين التنفيذيين لتكنولوجيا المعلومات في المؤسسات المالية بدول مجلس التعاون الخليجي يعتزمون تحول مؤسساتهم إلى نموذج أعمال رقمي من أجل تعزيز المرونة المستقبلية للمؤسسة. ويتطلب هذا التوجه نحو نماذج الأعمال الرقمية اتخاذ قرارات سريعة ومدروسة ودقيقة في الوقت نفسه.
الأهمية البالغة لتحديد القرارات الهامة
كل قرار يصل إلى مكتب أحد المسؤولين التنفيذيين يستنزف الكثير من الموارد. فهو يتطلب وقت وتركيز وثروة من الخبرة والمعرفة لدراسته. لذلك فإن القرارات ذات الأهمية القصوى فقط هي التي يجب أن تصل إلى الإدارة العليا. ففي حين أنه قد يبدو من الحكمة طلب موافقة الإدارة العليا على كل مسألة مهما كان حجمها، إلا أن مثل هذا النهج يمكن أن يؤدي سريعاً إلى الجمود الإداري.
حيث يمكن لذلك أن يثقل كاهل المديرين التنفيذيين ويؤدي إلى التركيز على قرارات أقل أهمية على حساب قرارات قد تكون حاسمة لمستقبل المؤسسة. لذلك، هناك ميزة لا يمكن إنكارها في ترشيح القرارات وتمكين المستويات الأدنى من الإدارة بمنحها نوعاً من استقلالية اتخاذ القرار. كما أن من المهم تنمية حس بالمسؤولية، وتسريع وتيرة المشاريع، وتفرغ السلطة التنفيذية للقرارات التي من شأنها صياغة مستقبل المؤسسة.
تأثير الدومينو لإثقال كاهل الإدارة العليا
قد يبدو إغراق الإدارة العليا والمديرين التنفيذيين بطلبات اتخاذ القرارات أمراً حكيماً في البداية، إلا أنه سرعان ما يؤدي إلى ظهور العديد من التحديات مع مرور الوقت. فبغض النظر عن مدى مهارة وخبرة الأفراد الموجودين في أعلى التسلسل الهرمي لصنع القرار، يجب استخدام وقتهم بحكمة. ويمكن أن يصبح الطلب المستمر لوقتهم وتفاعلهم مشكلة.
إن تحميل المديرين التنفيذيين بوابل من طلبات اتخاذ القرار ليس مرهقاً فحسب، بل تشمل عواقبه المحتملة الأخرى ما يلي:
- تشجيع عقلية الإدارة التفصيلية التي تخنق الإبداع وروح المبادرة.
- وصول عمليات اتخاذ القرار لطريق مسدود، مما يؤخر المشاريع الهامة.
- إضعاف استقلالية ومسؤولية الإدارة الوسطى ومن هم أدنى منها.
- تباطؤ المؤسسة وتقليل مرونتها في الاستجابة لتغيرات السوق.
في حين أن إشراك كبار المسؤولين قد يعطي شعوراً بالرضى السطحي من اتخاذ القرارات بالإجماع، إلا أنه يمكن أن يضر بكفاءة وديناميكية المؤسسة على المدى الطويل.
تمكين المدير التنفيذي العصري بالمرونة التكنولوجية
يعد دمج التكنولوجيا مع عمليات اتخاذ القرار التقليدية ضرورة لا مفر منها لأي مؤسسة تركز على المستقبل. ومع نمو المؤسسات وتنوعها، يمكن أن يصبح الحجم الهائل للمراسلات التي تتطلب متابعة تنفيذية أمراً مرهقاً. والاكتفاء بالاعتماد على الوسائل التقليدية يمكن أن يترك المديرين التنفيذيين غارقين في كمٍ هائل من الأعمال الورقية ورسائل البريد الإلكتروني والاجتماعات.
تضمن منصات تكنولوجيا إدارة المراسلات للمديرين التنفيذيين اتخاذ القرارات الصحيحة في الوقت المناسب. ويمكن للمؤسسات ضمان اتخاذ القرارات بسرعة، وتتبع المراسلات بفعالية أكبر، وتزويد المديرين التنفيذيين بجميع الأدوات التي يحتاجونها للقيادة في العصر الرقمي من خلال توظيف أحدث الحلول التكنولوجية مثل نظام “تراسل”.
تراسل: الحل العصري للتحديات التقليدية
إن نظام “تراسل” من شركة أنظمة الرؤية الجديدة هو حل متطور لإدارة المراسلات تم تصميمه خصيصاً للمديرين التنفيذيين وكبار المسؤولين في مكان العمل. وهو بديل عملي لعمليات اتخاذ القرار التقليدية والمرهقة في كثيرٍ من الأحيان، خاصةً في الجهات الحكومية. فيما يلي كيف يقوم بذلك:
- عرض لوحة التحكم: يقدم نظام “تراسل” لوحة تحكم للمراسلات يتم تحديثها في الوقت الفعلي، مما يتيح للمديرين التنفيذيين الحصول على رؤية شاملة للمراسلات. والذي يساعد بدوره في تسهيل تصور وتتبع حجم ومستوى المشاريع الجارية.
- إمكانات العمل عن بعد: إن قدرة المديرين وكبار المسؤولين على اتخاذ القرارات أثناء التجوال ميزة لا تقدر بثمن. وتطبيقات الهاتف المحمول التي تأتي مع “تراسل” لنظامي التشغيل iOS والأندرويد مصممة خصيصاً لتلبية هذه الحاجة.
- تحديد الأولويات وسير العمل: يتم توجيه المراسلات بكفاءة للحصول على الموافقة التنفيذية من خلال خطط سير العمل القابلة للتخصيص. وتقوم أدوات تسجيل العمليات المدمجة في “تراسل” بتوثيق كل خطوة تنظيمية لضمان الشفافية. وفي الوقت نفسه، تعمل إمكانات إدارة المهام فيه على تسريع المهام والمواعيد النهائية، ودفع المشاريع من البداية إلى النهاية بسلاسة.
- إعداد التقارير والإدارة المتقدمة: يوفر “تراسل” ميزة بفضل إمكانات إعداد التقارير المتقدمة فيه. حيث توفر المنصة رؤى تحليلية في متناول صناع القرار، سواءً كان ذلك لتتبع إحصاءات المراسلات أو قياس إنتاجية قسم معين.
- إدارة محسنة للاجتماعات: يعد تسهيل عقد اجتماعات مثمرة ميزة أساسية أخرى في “تراسل”. فهو يدير جداول الأعمال والجداول الزمنية والملفات المرتبطة بها كما يقوم بأتمتة محاضر الاجتماعات. والذي يضمن بدوره استغلال الوقت التنفيذي في الاجتماعات على النحو الأمثل.
- لمسة كبار الشخصيات: من الميزات الأخرى البارزة لنظام “تراسل” هي واجهته المخصصة لكبار الشخصيات. فهي مبسطة وسهلة الاستخدام وتدعم أجهزة اللمس والكتابة مثل الأقلام لتمكين اتخاذ قرارات سريعة دون فوضى أو تعقيد.
إعادة النظر في الأساليب التقليدية
تحتاج المؤسسات، خاصةً تلك العاملة في القطاع الحكومي، إلى نهجٍ إصلاحي فيما يخص عملية اتخاذ القرار. فتحميل كبار المسؤولين التنفيذيين فوق طاقتهم أمرٌ غير فعال ويؤدي إلى نتائج عكسية. يمكن للمؤسسات أن تتجه نحو نماذج أكثر كفاءة وتبسيطاً وفعالية لصنع القرار من خلال تبنّي حلول تكنولوجية متطورة مثل نظام “تراسل”.
بالنسبة للجهات والمؤسسات في الشرق الأوسط وخاصة في المملكة العربية السعودية، حيث يعتبر الالتزام بالوقت والكفاءة أمراً بالغ الأهمية، يمكن لأدوات مثل نظام “تراسل” أن تحدث فرقاً حقيقياً. لذلك يجب على مديري تكنولوجيا المعلومات الذين يتطلعون إلى إصلاح وتطوير عمليات اتخاذ القرار في مؤسساتهم النظر بجدية فيما يقدمه نظام “تراسل”.
ورغم أن الراحة التي يوفرها اتخاذ القرارات بالإجماع قد تكون مغرية، إلا أن التحديات العصرية تتطلب حلولاً عصرية. وفي هذا الخصوص، يوفر نظام “تراسل” منصة متطورة لإدارة الوقت واتخاذ القرارات بفعالية أكبر، مما يضمن بقاء المؤسسات مرنة ومضيها قدماً نحو المستقبل.
للتعمق أكثر في المجموعة الكبيرة من الميزات التي يوفرها نظام “تراسل” وكيف يمكنه إحداث تحوّل حقيقي وملموس في إطار عمل اتخاذ القرار في مؤسستك، احجز عرض توضيحي اليوم.
